浅析企业档案的数字化管理

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1、浅析企业档案的数字化管理摘要：档案管理工作是企业最基础性的管理工作，同时也是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。通过科学的管理企业档案，可以对一个企业业绩和管理水平进行有效衡量。可以说企业档案是对企业发展史上的优秀成果的真实记载，是企业经营业绩和科学发展研究的第一手资料。在当前信息时代，传统的企业档案管理模式已无法与档案管理工作需求相适应。档案管理模式发生了不断的变化，同时具体的管理流程和管理手段也随之发生变化。随着计算机技术和网络技术在档案管理工作中的广泛应用，电子档案应运而生，这也加快推动了企业档案数字化建设的进程，在这种情况下，需要努力提高企业档案数字化管理水

2、平，从而实现企业档案的开发和利用，更好的发挥出企业档案的重要价值。关键词：企业档案；数字化管理；收集；电子文件；服务当前计算机技术和网络技术的快速发展，在档案工作中各种先进信息技术广泛应用，这也有效的推动了档案数字化发展的进程。但在当前企业档案管理工作中，由于对档案工作重视度不够，投入较少，再加之各种软硬件设施配备不齐全，人员对先进设备操作不熟练，对先进技术不熟悉，这就导致档案管理手段落后，档案管理无法适应当前档案数字化发展的需要。因此企业需要加快推动档案数字化管理的进程，全面提升企业档案数字化管理水平，从而为企业的发展提供重要的信息支持。1企业档案数字化管理的意义（

3、一）更具便捷性企业在发展过程中，有价值的信息都被档案记载下来，这也使企业档案数量不断增加，种类复杂。在传统企业档案管理工作中，不仅管理工作效率较低，而且无法实现企业档案的有效利用。通过对企业档案进行数字化管理，利用现代数字化档案管理系统，不仅具有较大的储存空间，而且实现了档案信息的快速检索，即由计算机即能够完成档案信息的存储和检索，档案管理工作效率更为快捷、高效，实现了企业信息资源的共享，这为企业的快速发展起到了积极的促进作用。（二）有利于实现档案信息的保护企业的纸质档案在长期的保存和使用过程中，纸张极易受到损坏，影响企业档案信息的完整性。在档案数字化管理工作中，纸质

4、档案被转化了电子档案，利用计算机、专用管理软件和网络即可以实现电子档案信息的存储，不仅存储所占空间较少，而且储存空间容量较大。企业所有的档案信息都汇集到网络储存空间中，并为档案需求者提供使用服务，有效的实现了对原件档案信息的保护。而且采用纸质和电子档案的共存管理，保障了企业档案信息的安全性。（三）增强企业档案的安全性实现企业档案的数字化管理，在企业档案数字化管理系统中，档案管理人员会设置相应的访问权限，有效的保证了档案的安全性。同时在数字化管理工作中，还会应用各种先进的安全防范技术，避免了档案信息泄露现象的发生，相较于纸质档案，电子档案的安全性有了大幅度的提升。2加强

5、企业档案数字化管理的建议（一）加强对资料的收集当前我们处于信息爆炸时代，信息交流十分频繁，作为企业档案管理人员，需要及时对档案信息和资料进行收集。相较于传统的档案管理工作，现代企业利用档案数字化管理系统可以在互联网上收集各种企业发展需要的信息，而且档案数字化管理系统与企业各系统都实现了有效的衔接，这为档案信息资料的收集提供了更加便利的条件。企业档案信息也能够及时进行更新，有效的促进了企业档案数字化管理水平的提高。另外，电子文件实现了自动上传收集。当前电子文件的形成通过下载或上传即可完成，企业档案管理部站可以在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，这样就能够第一时间收集

6、到电子文件，并对其进行归档。（二）开展在线服务传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主?拥摹⑾执?化的档案服务方式所代替。目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源

7、数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。（三）建立网络共享服务平台，提高内部调档与查询速度首先，可通过计算机网络技术加强对于企业档案信息的管理，完善档案信息处理过程中的各项事务的操作与运营，保障信息技术的使用能够切实为企业管理服务，并始终贯彻于档案管理工作的各个流程当中，全面推动现代化的实施。其次，建立网络共享服务平台，按照档案信息的具体内容和所属区域进行分类归档，并提供非限制和非保密性文件的统一检索和管理服务，提