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1、照片档案数字化管理浅析 随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。现代计算机信息技术的发展与广泛应用为档案数字化建设带来了新的契机,档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。照片档案作为档案信息资源的重要组成部分,具有形象逼真、生动活泼的特点,它不仅可以形象地再现社会活动的画面,还可以使后来人直接目睹历史发展变化的真情实景。锡山区档案局保存着无锡县(后改为锡山市)成立以来大量的珍贵照片资料以及每年拍摄和收集的锡山区重大活动照片。如何保管好、利用好
2、这些珍贵的照片档案,充分发挥照片档案的作用,为利用者提供方便的服务,是现阶段亟待研究和解决的课题。 照片档案的数字化管理就是运用计算机、信息技术,结合传统的档案收集、整理、归类、保管、查阅、利用等方法,建立电子文档,以适应各政府机关企事业单位及个人日益增多的社会宣传、招商展览、多媒体制作、电子邮件、编史修志等工作的需要。近年来,锡山区档案局开始启动馆藏老照片数字化处理工作,同时对收集到的建区以来的全区重大活动照片进行数字化整理归档。 一、传统照片档案存放和保管中存在着诸多问题 1、保管条件差,照
3、片档案难以长久保存。照片档案保管要求比纸质档案要求更为严格。据调查,大多数单位将照片档案与文书档案一起存放在文书档案柜内,不具备恒温、恒湿等保存要求。时间一长,照片难免会发生变黄褪色,底片粘连变质,不利于照片档案的长久保存和利用。 2、档案意识不强,照片档案难以及时归档。照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。照片底片需适时归档,并标注好文字说明,如果不及时归档,日后连摄影人员自己也难以准确地回忆齐全。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案资料,管理不规范,也不愿移交到档案馆保存。究其原因,主要
4、是档案意识不强,对照片档案管理缺乏重视。 3、照片档案的整理方法不一,查阅不方便。现有的照片档案由于形成的时间不同,整理方法也不尽相同。照片档案是单独装订成册的,一些照片固定在芯页上的方法也不一样,有的用胶水固定贴在像册上;有的用薄膜固定边角把照片插上去;有的与底片一起夹在透明薄膜内,时间一长照片容易与透明薄膜粘在一起而损坏照片。而且由于照片档案数量多、检索复杂、查阅不直观,只能根据卷内目录中的内容查阅,利用起来费时又费力。 4、照片档案保存不完整。大多数照片、底片早已分离或已无底片,文字说明缺失
5、。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。照片档案的这种状况,不仅直接影响到照片档案数字化工作的开展,有效利用更是无从谈起。因此,在对照片档案进行数字化载体转换前,要对原有的照片档案进行重新整理,并针对以上问题分别采取措施。 二、照片档案数字化管理应注意的几个问题 首先,要对原有的照片档案进行删选整理。 第一步,对照片重新编号。在区分全宗的前提下,以卷为单位(包括多册的),卷内照片按年度编好流水号。所有的底片尽量与相对应的照片档案同编一个流水号,如照片和底片因褪
6、色或损坏已没有利用价值,应剔除,反映同一场景的照片一般只选一张,对同一事件、同一活动内容中联系密切的精彩照片应排列在一起,确定保管期限,并按照国家标准进行装订。 第二步,及时编制照片卷内目录。按照《照片档案管理规范的有关规定》:照片档案的归档应该是底片、照片、说明齐全,底片与照片的影像相符。而且对照片说明也有明确要求,文字说明的成分包括:主题、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。照片档案数字化管理其根本目的就是为了利用方便,如果照片内容不清楚,即使对所有照片档案进行数字转换,也无法很好得到利用。
7、因此,在对照片档案卷内目录作补充登记时,尽量要使照片档案齐全、完整。 第三步,对照片档案进行数字化处理。首先,对传统照片进行扫描输入存储。传统载体的照片和底片可通过扫描仪或数码相机等设备转换成数字影像存储到计算机中。在扫描过程中,要设置好分辨率、色彩位数、灰度级等相关参数,照片扫描分辨率应大于600dpi,黑白照片一般采用256级灰度图像方式扫描,彩色照片适合用24位真彩方式扫描。照片扫描转换成数字形式后,通常以JPGE和TIFF为存储格式。JPEG格式是一种有损压缩的数据格式,但占据数据空间较小,
8、存储速度较快;TIFF是一种无损压缩的数据格式,质量好但文件较大。如果照片很重要,建议采用TIFF格式存储。JPEG格式的数码照片已能满足一般单位正常使用。 其次,对照片进行图像处理。把扫描输入的照片在不失真实性的前提下用Photoshop等软件对照片进行必要的处理,如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片老化或扫描不当而造成的瑕疵,使照片质量得到较好的提升。 最后,对照片档案进行数字化管理。照片档案的数字化管理要依照照片所反映内容或专题进行分类,
