项目文档管理作业指引

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1、项目文档管理作业指引编制日期审核日期批准日期第1页共6页一、作业指引目的统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。二、适用范围各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。三、定义3.1项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。四、职责4.1工程部4.1.1负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：4.1.2负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的

2、审核、批准；4.1.3负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。4.2相关部门4.2.1按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。五、关键活动描述5.1项目文档分类5.1.1项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）5.1.2工程部上墙资料5.2文档登记与流转5.2.1工程部发文1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定

3、如下：工作指令工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下第2页共6页发、避免漏发重发等现象。联系函联系函是工作指令以外的其他发文，如工

4、程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。2)发文流程：经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。5.2.2工程部收文1)工程部收文是指来自总承包单位、分包单位、材料设备供应商、其他单位（包含政府部门、公司其他部门等）所有外来单位的文件。所有收文统一由工程文员接收，并进行第一次台帐登记，初步登记收文的基本信息。在文件反面加盖“文件传阅章”，第一时间送至工程部经理或授权人签署指定传阅人（如

5、为政府部门的收文须抄送公司信息管理负责人及档案部门）。最后，由工程文员跟进文件传阅直至完成，进行第二次台帐登记，注明存档时间并将文件存入盒内。如有电子文件传阅的，纸质文件经台帐登记即可直接存档。2)收文流程：工程文员负责接收部门文件并进行台账登记，盖传阅章后进行统一分发至相关人员。5.2.3文件管理1)工程部所有收发的原件统一由工程文员登记存档，并在完成签批、传阅的3个工作日内，按《项目文档分类对照表》分类、登记，最后在文件右上角加盖归档章归档。2)存档统一使用A4幅面（297mm*210mm）、42mm厚度的

6、纸质资料盒，并粘贴文档盒脊目录。盒脊目录格式示意图：1表示“文件类别”。例如：总包档案、成本档案等。2表示“项目名称”。。3表示“文件名称”，名称前需加“项目分期”区别。例如：四期工作指令等。4表示“编号规则”。例如：LC-部门简称(项目简称)-采购-XX1，取其前面“LC第3页共6页-部门简称(项目简称)-采购”。5表示“流水号范围”。例如：“LC-部门简称(项目简称)-采购”合同档案盒内有0001—0030号，则标注“0001—0030”。3)文档盒应建立“卷内目录”，目录格式可按电脑台帐表格为框架，文件标

7、题需更改成“卷内目录”，并打印放在盒内文件最上。如一个文件盒存放多类文件，需分别建立“卷内总目录”、“卷内分目录”，以便对存档文件进行检索。5.2.4印章管理1)工程部公章工程部公章用于以部门名义张贴、外发（公司级别以外）的各种通知类文件，及工作指令、工程指示。但不得用于对外各类合同、协议，或可能构成公司利益受损的非法使用。凡需使用工程部公章的文件须经部门经理或授权人的签字、批准，具体操作要求及程序见《印鉴管理制度》。2)工程部工作章在文档流转中，为识别不同阶段或用途，而加盖的工作章。比如“文件传阅章”、“

8、受控章”、“归档章”、“作废章”等。文件传阅章示意图：文件传阅章[DocumentPassroundStamp]姓名执行需知悉[Name][Action][Reference]（图纸）受控章示意图：受控[Control]文件归档章示意图：归档[Archive]日期[Date]:第4页共6页文件作废章示意图：作废[Cancellation]日期[Date]:5.3文档借阅5.3.1工程部