村（社区）档案整理参考指南

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1、村（社区）档案整理参考指南一、档案收集（一）收集范围。档案收集以本村（社区）自身形成为主，兼顾上级下发、下级上交与本村（社区）工作密切相关的，具有一定保存价值的材料。重点收集：文书档案（A）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（J）、土地管理档案（H）、户籍人口档案（M）。其他收集：基建档案（B）、设备档案（C）。［ 注：2003年后，村居不再形成婚姻登记档案（G）］（二）如何收集。1、参考《村级文件归档范围和保管期限表》，制定本村（社区）各个部门应提交档案的明细范围。每年度采用公文形式向村（社区）主任提请收

2、集意见，以村（社区）主任的批示到各部门收集相关档案。收集过程严格对照明细范围收集，汇总收集不全的材料名单及责任部门，形成工作汇报，书面向村（社区）主任反映，并抄送镇档案馆一份。2、设置部门资料盒（建议用蓝色的资料盒），把收集到的资料暂时存放到资料盒中（不同部门不放在同一盒）。①办公室资料②共青团资料③妇联资料④计生资料⑤社保资料⑥民兵民政资料⑦综治维稳资料⑧村民自治资料⑨土地管理资料⑩户籍管理资料3、对部门27移交的资料，按资料盒分类存入（注：如合同、协议等重要文件务必接收正件，没有正件要求移交人签名备注复印件，及

3、时理清责任，避免日后产生矛盾；日常办文人员形成的总结、汇报、会议纪要、请示、发言材料等要求打印多一份，及早存入资料盒，以备日后归档所需;要存档的文件，不要用废纸打印）。4、村（社区）应配备一台性能较好、工作稳定的计算机，用于专门管理档案的电子文档及档案软件的使用。在计算机硬盘下，建立如下图的相应文件夹，规范存放电子文档，避免电子文档分散存放，容易丢失。5、到各办收集档案资料时，尽可能收集相关的电子文档，并存储到对应的电脑文件夹中，以便使用电子档案馆著录时，上传电子文档。27二、文书档案整理（一）2010年前采用案卷

4、整理，2011年后采用单件整理方法。（二）单件文档的理解：只有一个文件题名，若该文件有附件，连同附件作为单件文档。（三）从每个资料盒中提取有保存价值的资料整理成为档案。（注：提取整理过程，建议按部门来完成，先完成第一盒办公室的，再完成第二盒共青团的，不要将不同部门的档案混合一起整理，一个部门的档案尽可能靠在一起，不要过于分散）…①办公室②共青团⑩户籍有保存价值资料有保存价值资料有保存价值资料永久30年10年永久30年10年永久30年10年永久30年10年…（四）装订要求。①去钉除胶：有保存价值的文件全部文件去除金属

5、钉或胶质的装订材料。②页面摆向：竖向排版的，文件页头向上；横向排版的，文件页头向左。27③装订成件：单件文档多于2页以上的，用白乳胶或用绵线三孔一线两种方法装订成一份。首页竖向排版的，在竖向的左边装订；首页横向排版的，在横向的左边或上边装订。④打页码：文件没有页码的，要用打码机打流水号页码，注意有文件内容的才需打码，空白页无需打码，数码前不要添加不必要的“0”，如页码“1”打成“001”。(符号标识：“”胶水粘贴位置，大小在1.5cm×1.5cm的三角形内；“”三孔一线装订位置；“”页码打码位置，及打码方向)全部页

6、面竖向排版全部页面横向排版正面背面正面1背面正面2背面正面3背面首页竖向，内页有横向正面背面正面背面27首页横向，内页有竖向正面背面正面背面1正面正面背面背面2正面背面正面背面3（五）整理步骤。1、在整理桌面上标识五大区域。保存永久保存30年保存10年其他年度不存档2、从各个部门收集到的资料中，逐个部门提取有保存价值的资料。提取过程，逐份过目，了解文件信息，判断其保存期限，放入对应区域。3、提取完后形成多叠文件（注意：若部门日常形成文件较少时，不一定三种保管期限的文件都有，因此要做好日常收集工作）。永久文件30年文

7、件10年文件其他年度文件不存档文件27永久文件请示批示通知函或复函报告汇报讲话致辞一套完整的会议材料其他杂项报表类合同协议上下级文件永久文件每一叠文件按时间或文件编号排序4、对相同保管期限的文件，以题名为主、内容为辅，相同类型的，合并成一项。5、对每一合并的同类项进行按时间或按文件编号排序。6、每个同类项排好序后，全部合并成一叠，注意把其他杂项的放在最后面。7、每份文件盖档号章，盖在左上角装订附近的空白处，档号章不能遮挡原文内容，若空白位置不够，可以用白纸盖上档号章后贴在文件左上角。　　档号章盖文件在左上角　　　全

8、宗号类别期限年度件号页数　　115.**A　****　*年度期限件号2011永久（1）1234…30年（4）1234…10年（5）1234…2012永久（1）1234…30年（4）1234…10年（5）1234…“件号”编号规划：每个年度，每个保管期限，从“1”开始编流水号。8、填写档号章基本信息。如上图，全宗号、类别、年度、页数可以先填写，期限与件号等著录