浅析档案管理现代化

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1、浅析档案管理现代化庄海燕深圳市承翰投资开发集团有限公司广东深圳518000摘要：档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。研究档案现代化管理的模式，进而更新档案管理的观念和手段，是档案部门面临的共同任务。木文就档案管理现代化的必要性及实现档案现代化过稈中存在的问题和应该采取的措施展开论述。关键词：档案；现代化；电子文件；计算机技术档案是历史的原始记录，是原生的、独有的信息资源。档案工作的主要任务是保护档案实体，开发利用档案信息，为社会提供服务。档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工

2、作效率、经济效率和社会效率。随着计算机技术的普遍应用，实现档案工作现代化成为我国档案工作者在当前和相当长时期面临的重大课题。一、档案管理现代化的必要性1.档案工作要实现现代化首先是档案工作自身发展的需要。随着社会经济的发展，档案的数量也越来越多，传统的档案管理模式已经不能适应社会对档案的利用需求。外界现代化环境的变化急切需要档案的现代化管理，以适应社会各界对档案利用需求的迫切需要。另外，科学技术的发展使档案的载体、记录方式出现了多样化的趋势。越来越多的社会牛活记录不再釆取传统的纸张形态，而是以缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方

3、式存在。这些新型载体档案文件需要有特定的保管条件，保管技术和利用手段，而这些是传统的档案管理方式所不胜任的。此外，古老的历史档案则在逐步地自然老化，甚至形成“自毁”，这也急需采取先进的技术手段加以抢救。2.信息社会的时效性和高效性，要求档案管理提高工作效率，实现管理的现代化。当今社会是一个信息化的社会，各行各业，都在向管理的现代化迈进。档案管理也应该积极更新观念，以适应社会的发展。建立计算机检索系统，查找档案的速度将会大大提高，大大节约档案人员和利用者查找档案材料的吋间，提高服务质量。利用计算机和各种现代化设备，对档案进行收集、整理

4、、加工，将使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。总之，档案管理现代化将会使档案工作人员的工作条件发生巨大变化。1.档案管理现代化是社会和消费群体的需求。随着人们社会交往范围日益扩大，信息交流日趋广泛，人们需要获取大量的信息资源，本部门、本地区、本行业的档案资料已经不足以满足，档案部门及时提供具有知识含量、技术先进、富有前瞻性的信息，加速资源向数字化、网络化方向发展成为必然。二、档案管理现代化面临的挑战和实现途径档案信息化是档案事业的一个必然的发展趋势，有着美好的发展前景，但是在档案信息发展过程中，我们还面临以下的问题需要解决：

5、1.思想观念的落后。“坐等上门”的封闭工作管理模式经过几十年的吋间，已经在档案工作者的头脑中根深蒂固。现在很多档案部门依I口沿袭着“重保管、轻服务”的思想，档案现代化的意识薄弱，缺乏时代感和紧迫感，沿袭I口的管理模式，安于现状。因而在行动上表现为得过且过，更谈不上搞好档案信息化建设了。观念落后，现代化意识的薄弱是制约档案管理发展现代化的重要因素。2.当前档案工作的基础工作差，信息技术的使用面狭窄。档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。但是目前档案管理工作普遍存在一个问题：案卷质量较低，检索工具不完整，许多部门的立卷、整

6、理等工作并不按照国家制定的标准执行。另外，多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，虽然档案工作已普遍配备了计算机，但使用的范围仍局限于文档目录录入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。1.经费问题。这是影响档案工作的最棘手的问题。档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化已成为当前档案事业发展的方向，档案管理现代化的实现需要先进技术的引进和大量的信息化设备及对工作人员进行信息化培训。而档案部门直接创造的经济效益有限，对档案方面的投入又少，造成了无力购买先进设备及人才流失

7、的局面。近年来，数字档案馆的建设更是需要人量的资金，政府对数字档案馆的预算规模一般都过百万元，浙江省数字档案馆建设预算更达到1500万元，一期投入就有800万元。经费问题成为一个普遍存在的问题，成为制约档案现代化建设的重要因素。2.档案工作人员的技术水平较低。2002年国家信息化测评中心的调研报告显示，我国信息化指数为38.46吋，信息化人才资源指数仅为13.43,信息化人才十分匮乏。近年来，档案界人才队伍建设有了长足进步，从业者的总体素质不断提高,但由于受到原有基础、总体环境、财政状况和工作条件的限制，与其他行业相比，档案信息化人

8、才依然紧缺，人才形势十分严峻。在人类的社会实践活动中，人是最活跃也是最重要的因素，人员的素质是成就任何事业的关键这成为档案信息化的一个重要的制约瓶颈，影响着档案信息技术的应用和推广。3.电子文件归档管理的问题。当前档案信息系统和网络建