基于民生档案远程服务的馆际联动机制现状研究

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1、基于民生档案远程服务的馆际联动机制现状研究摘要：伴随社会民主化进程的推进，政府职能逐渐由管理型向服务型转变，政府行政模式开始更加体现公民本位思想，国家档案局提出了档案工作向服务民生转变的一系列改革策略。近年来，上海、长春、嘉兴、天津等地纷纷开展了民生档案“就地查询，跨馆出证”的档案创新服务，本文对当前民生档案远程服务中馆际联动的开展途径、实现举措、实施成效进行了分析，并做出相关策略思考中国4/vie关键词：民生档案；远程服务；馆际联动随着社会经济的高速发展，一系列惠民政策相继出台。为了使档案工作更加符合时代要求，档案部门本着服务为上，民生为重的精神，积极探寻档案利用便民新途

2、径，努力创建让群众满意的民生档案共享平台，开启民生档案跨馆查询服务。国家档案局2016年4月1日发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，要深化和拓展档案利用服务，提高档案公共服务能力，推动辖区档案资源跨馆利用、跨馆出证工作。将档案工作融入民生领域，不断加强档案服务民生的能力，是落实群众路线的惠民举措。当前，民生档案远程服务馆际联动已在全国开展起来，并取得了良好的社会效益。1馆际联动的开展途径1.1区域内馆际联动。区域内馆际联动，即在市辖区（县、市）各综合档案馆之间、综合档案馆与专业档案馆之间，依托共享平台开展民生档案目录数据库和全文数据库的共建，通过签订远程利用

3、协议，实现馆际之间民生档案数据库的互查共享。由于市辖区（县、市）各档案馆之间规模大体相当，开展民生档案共建共享具有天然优势，在市档案行政部门统一领导下，各馆可更好实现互通有无、取长补短。目前，该项创新服务已在全国多省市开展，并被逐步推广。2009年，长春市启动区域内馆际档案信息共享工程，全部或者部分民生档案资源的共建共享，它是基于各地馆藏档案数字化不断推进的一种创新与尝试。近年来，随着社会经济的不断发展，人员流动性增强，群众异地查档的需求越来越大。为了提高档案服务效能，已有少数城市档案馆率先开启跨区域远程合作，共享民生档案资源。2013年，上海市浦东新区档案馆与浙江省宁波市

4、档案馆签署民生档案跨区域利用服务协议，迈出了民生档案跨区域查询服务的第一步。此后，其又与浙江省杭州市、四川省成都市、北京市朝阳区等多家档案馆开展了民生档案跨区域利用服务。黄石市档案馆与“武汉城市圈”部分城市开通了档案跨区域查询服务，共建互享档案信息。[2]广东省档案馆与广州市档案馆、深圳市档案馆签订合作协议，在全省率先建立跨馆查阅利用系统，向公众推出“就地查询，跨馆出证”服务方式。[3]2馆际联动的实现举措2.1管理层面：统一指导，协同合作。2.1.1上层推动，基层落实。创建民生档案馆际联动机制，仅有倡导单位的积极性是不够的，它需要逐层开展和推广，走自上而下的道路。目前各地

5、普遍由上级档案主管机关根据实际情况依法制发一系列规范性文件指导下级档案机构的民生档案远程服务实践。上级档案局馆需要定期召开专项工作会议，对资源建设、数据收集等重要问题进行部署，制定实施方案，明确任务、落实责任，并积极协调各区县（市）档案馆参与平台建设，推进“一站式”服务进程。各区县（市）档案馆则在上级档案局馆的领导下，遵守共享服务公约，统一组织模式、利用理念等。如上海市档案局和各区县档案局签订《上海市国家综合档案馆远程服务承诺书》等规范性文件，在全市范围内加紧建设远程利用服务体系。2.1.2拟定制度，编制流程。统一的制度规范是保证民生档案共享平台顺利运行的基础。为做好民生档

6、案跨馆查档工作，档案主管部门需要制定一系列的规章制度，确定档案利用流程、操作方式等，并对档案证明的法律效力、档案利用审批权的归属等问题进行商讨和处理，确保远程服务在管理流程上的畅达。上海等地通过统一签署《民生档案远程服务责任书》《远程服务业务手册》等文件，明确服务形式和内容，履行服务职责。绍兴市档案局馆在全市6个综合档案馆设立查阅点，出台查阅利用工作规定、数据管理规定等，规范共享平台运作。[4]相关人员都应遵循统一的查询、审批、出证流程开展民生档案跨馆查询服务工作，保障服务质量。2.1.3统一培训，定期交流。开展民生档案远程共享服务需要档案主管部门对下级档案馆工作人员进行统

7、一培训和定期交流，以帮助他们拓宽专业视野、掌握操作流程，并在此基础上建立起培训、交流机制，使馆际联动的实施具备充足的人力资源。培训内容主要包括民生档案远程服务平台的使用方法、档案利用服务的操作流程、具体业务的办理方式等。如上海市档案局馆对各区县档案接待人员进行统一业务培训与交流，并形成定期的培训机制，保障跨馆查档顺利开展。长春市档案局馆举办远程利用档案培训会，介绍档案信息共享新思路、新方法、新问题，以及档案数据库的建立和使用方法等相关事宜，为远程利用工程的展开奠定基础。[5]2.2技术层面：构建平台，规范标准。跨馆