论城建档案整理工作的若干问题

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1、论城建档案整理工作的若干问题中山火炬开发区临海工业园规划管理所广东省中山市528400摘要：城建档案是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，是城市可持续发展的宝贵资源，在城市建设中起着不可替代的作用。随着城乡一体化建设和城市化建设的推进，城建档案管理工作己经成为城市建设的重要组成部分，但在推进城建档案整理过程中还存在一些问题。对此，木文就城建档案整理工作的若干问题进行了简要分析。关键词：城建档案；整理；档案引言城建档案作为城市建设和管理的重要基础资料，是社会管理和公共服务的重要信息，也是工程建设、运营养护、维修改造等工作的重要依据，需要根

2、据实际情况做好城建档案整理工作。近年来随着我国经济社会的快速发展，城镇建设也飞速发展，同时随着信息时代的到来，群众对信息的需求也H益增长，城建档案工作面临着诸多难题与新的挑战。1城建档案整理工作中的问题1.1重视程度不够许多城建单位领导认为档案工作不在业绩考核范围内，非重要工作，干好干坏都无所谓，因此在人力、物力、财力都未给予足够支持；很多档案员认为只要保管好档案，保证不丢失、能基木满足内部调阅，应付上级检查就算做好档案工作，因此档案管理常常变成直接装袋上柜堆放了事。此外，档案的收集、保管、利用等制度不健全。城建单位大多并未设立完善的档案管理制

3、度，交档即归，未交不交均不管不顾，归档档案参差不齐。档案的销毁甚至保密都由领导说了算，什么该借阅什么不该借阅，未形成统一意见等这些都是依靠经验而非制度管档的表现。有的尽管有制度但由于缺乏监督，管理松散、落实不到位或得不到有力的保障。1.2档案管理的人才不足城建档案管理工作是一项系统性、专业性较强的工作，需要一定数量的专业人才去完成。城建档案的业务指导以及档案的整理、保管、利用和对外服务都需要足够的人手去完成。从对城建档案管理的调研情况看，地市级建设部门对城建档案管理工作重视程度比较高，但是县区在一定程度上还存在着重建设、轻管理的现象。特别是对城

4、建档案的价值判断不清，对城建档案管理对城市发展的长远作用和重大意义认识不足。具体表现在：部分县区在城建档案管理方面的组织机构不健全，城建档案馆挂靠某个政府部门或者事业单位，不是单独的机构，没冇专职的管理人员，经费也没冇单独纳入县级财政编制。很多档案管理部门虽然挂了牌子，但是一直与相关单位合并办公。有的县区城建档案由建设主管部门内设的档案室监管，很多城建档案资料零散地保存在档案室内。由于没奋完善的保管环境和设施，人量的城建档案得不到系统规范的整理、储存和利用。1.3数字化技术应用的水平比较低城建档案主要是为政府部门和广大的人民群众提供信息资源，城

5、建档案数字化建设能大大提高档案的利用率。但是冇些单位大都是老员工，由于惯性使然，较少应用数字化档案。这种使用4惯与应用技术不相适应的现状会严重影响数字化在城建档案管理工作中的发展。2城建档案整理工作对策2.1加强城建档案的规范化整理随着吋代的发展，对城建档案管理工作的要求也在不断变化。为了促进新吋期城建档案管理工作的质量与效率不断提高，要求不断提升城建档案管理工作的时效性，并加强城建档案管理工作的标准化与规范化。（1）在进行档案管理的前期，在对档案中的资料进行收集的时候，要保证收集资料的全面性和深刻性，不能只停留在表面，要对其进行深入的了解与探

6、究，否则在后期对其进行系统化整理时，就会面临许多困难。如果在前期收集阶段，能够将与之相关的资料都进行深入的剖析与了解，就可以为后期的工作提供数据依据。在对档案进行归档和立卷的环节中，要注意根据档案的类别进行科学的分类，要尽量将艽进行细化归类，还要保证在档案归档和分类环节中档案资料的完整性。（2）要对档案进行严格的审查与核实工作，尤苏是要加强对城市建设中己经竣工的工程档案资料完整性与真实性的审核。城建资料在移交的过程中，要确保该准备文件、施工文件和竣工文件等文件的完整性，还要使其符合城建档案管理的系统要求。如果对该档案未做出具体要求，就可以使该档

7、案仅保留一份，避免在档案管理系统中出现档案资料重复的现象，减少检索的障碍。（3）现代城建档案的著录工作，都是借助现代计算机技术实现的。但由于每一个城建档案管理部门的条件都存在差异性,且科学技术发展迅速，计算机技术更迭较快，因此就要求城建档案管理部门在对城建档案进行管理吋，要紧密结合当前自身情况与发展的需要，来制定与之相符的档案著录细则，并对其进行标准化和规范化的管理，从而促进档案管理工作水平的不断提升。（4）在对城建档案中的案卷进行组合管理吋，要尽量对苏进行标准化管理。在城建档案整理工作中，一旦出现案卷内容错乱以及档案页码缺失等现象吋，就要采取

8、积极的措施，及吋对其进行处理。并将与该文件冇关的所冇文件都重新进行编号与组合，使档案中的案卷组合实现规范化、标准化与合理化，从而促进其工作效率的不断提