做好新组建高职院校档案管理工作的几点看法

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1、做好新组建高职院校档案管理工作的几点看法陆艳琼（清远市技师学院广东清远511517）高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校档案是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一项重要标志，是教学、教研、管理、信息、技术资源储备的形式，更是广大师生员工劳动和智慧的结晶。根据国家高等职业教育发展的总体安排，各地对原有的一些中专进行了合并，并在此基础上组建了高职院校，新组建的高职院校档案工作比较复杂，原有中专学校档案管理水平参差不齐，档案工作人员能力参差不齐，档案设备参差不齐，从而导致新组建的高职院校档案管理陷入严重危机，制约了高职院校的档案建设和

2、发展。如何将原有中专学校档案资料整合起来，人员融合起来，使其尽快适应高校工作要求，为新组建起来的学校服务？现结合木人对学校档案管理工作的体会谈几点看法：一、统一思想、提高认识是搞好档案管理工作的关键。档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，要保证档案管理机制正常运转，必须加强领导。实践证明，领导高度重视是搞好新组建高职院校档案工作的关键。为此，承担管理档案任务的处室要积极向主要领导汇报工作，讲清档案法律法规的要求，讲明高校档案与中专档案管理模式的不同，取得领导的重视与支持，将档案工作纳入学校的重要议事日程，列入全校年度目标管理工作中进行考核，进而提高全体干部对档

3、案工作重要性的认识。二、健全机构、强化培训是搞好档案管理工作的保证。新组建高职院校实行院系两级管理，档案管理随之发生了重大变化。故此，学校档案工作应建立由院长分管，办公室主任、专（兼）职档案员具体管理的体系。学院档案工作是在院综合档案室指导、协调下，在各系、处室档案管理人员密切配合下进行的。为使学校的档案管理工作顺利开展，要明确专职工作人员，选好兼职人员。全校的专、兼职档案人员都要经过校内或上级档案部门的各种业务培训，实行档案“内行”带“外行”、“老人”带“新人”的“传、帮、带”的模式，使兼职人员尽快熟悉档案管理的程序，同时要掌握现代技术在档案管理中的应用，特别

4、是计算机在管理档案中的使用。要积极选派人员参加省、市教育、档案部门举办的档案工作规范化管理等培训，为学校的档案管理工作跃上新台阶奠定坚实的基础，提供有力的保证。三、健章立制、强化建设是搞好档案管理工作的基础。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法做好档案工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。为此，依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》，新组建的高职院校要制定《学校档案管理实施细则》、《专（兼）职档案管理人员工作职责》等制度，逐步补充、修改、建立健全档案管理的各项规章制度，制定好各类档案的归档范围和保管期限表，各项管理制度与工作职责要上墙，规范档

5、案工作人员在档案工作中的行为，做到有章可循，以保证高校档案工作的正常运行。制度形成后，关键还在于落实。为此，在实际工作中我们要深入开展档案法制宣传，不断提高全校管理干部重视档案的意识，努力按制度办事，狠抓学院档案各规章制度的落实工作，使系处档案工作做到年初冇计划、年终有总结,并将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中，落实到档案人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。要强化学校档案管理部门履行监督、检查、指导的职责，定期和不定期指导、检查各系、处室年度立卷质量，对应归档的材料及吋验收，使高校档案工作向管理制度化、规范化、科学化迈进。强化档案室建设是搞好档案工

6、作的基础，要以《档案法》规范要求为准则，从综合档案室配备房间入手，将档案室、办公室、借阅室三室分开建设，对档案库房全面落实防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光措施。要购置必要的硬件设备，从确保档案用品质量标准入手，对档案工作日常所需的办公用品实行专人定点采购，按需配发到系、处，使高职院校档案室从开始建设阶段就步入标准化。四、注重调研、发挥实效是搞好档案管理工作的0的。评判学校档案工作好不好的主要标准，就是要把档案收好、管好、用好。管理是手段，收集是基础，利用是根本S的。为此，各新组建的高职院校应积极调研，排查摸底，将原有中专学校的档案进行收缴、分类、归档，利

7、用所掌握的档案信息，积极开发利用，努力做到档案信息为学校工作服务，为师生服务，为各级、各类查阅档案资料者服务。作为新组建的高职院校，迎接上级对学院进行教学工作水平的评估是无法避免的，教学评估是高校档案工作发展的良好契机，在教学评估之前要重视档案的自查自评工作。为此，学院档案部门要提早准备，同时指导各系、处以评估的标准做好档案材料的准备工作。在学校制定“十二五”建设与发展规划及学科建设、科研建设、新校区建设等一系列重要工作中，档案都是重要的依据。总之，新组建的高职院校档案工作闲难与机遇并存，挑战与发展并存，我们要以创新的精神、务实的态度，加强制度建设，加强队伍建设

8、，推进档案现代化管理，使