高职院校毕业生档案管理的几点看法.doc

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1、高职院校毕业生档案管理的几点看法摘要:档案的管理工作，经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作。在实施科学化微机管理的今天，加强高职院校毕业生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。关键词：毕业生档案档案管理新世纪是一个全面开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势日趋明显，人才流动的数量与质量进一步增强。在社会竞争相当激烈的现状下如何高质量地做好毕业生档案管理工作就成为高职院校学生管理工作中的一项

2、重要任务。高校档案是毕业生在学习和生活期间的一个全面记载，是用人单位考核人才的一个重要依据。本人就目前高职院校毕业生档案管理现状、存在的问题提出自己的拙见，并试图探寻解决问题的思路及对策。一、高职院校毕业生档案管理的基本现状毕业生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。虽然目前高职类院校档案管理具备基本的设备、条件要求，各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了档案工作的重要性，把档案管理工作

3、作为一项重要的工作内容，但仍存在不少问题，主要表现在：1、毕业生对人事档案的重视程度不够随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。2、档案管理不够规范、管理手段相对落后。档案管理在实际执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保

4、管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。再有回执单不及时甚至根本不寄回，对将来档案去向查询也造成一定的困难。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。二、如何做好新形势下的毕业生档案管理工作1、明确档案管理工作的目

5、的与任务要想做好档案工作，就要了解档案工作的重要地位和作用，明确其工作的任务和目的。只有认识到位了，才能踏踏实实，任劳任怨，积极主动地做好此项繁琐、重要而有意义的工作。档案管理人员必须明确管理的目的与任务，恪守基本的工作职责，确保档案的及时性、完整性与安全性，这也是档案管理工作的主要目的。在这方面应重点把握，确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱，要工作经常化，持之以恒，保证毕业生档案管理万无一失。2、完善工作制度，加强规范约束，强化档案管理。为了尽快改变目前高职院校档案管理工作中存在的现状，首先必须加强领导。各高职院分管校长是学校档案的第一

6、责任人，应亲自过问档案工作，熟悉高职毕业生档案业务，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校学生档案工作跟上教育教学改革的步伐。建立健全的档案管理、借阅、传递、保密制度。要经常组织学习和宣传《中华人民共和国档案法》等法律法规，使广大师生认识到档案是一种宝贵财富，从而进一步提高档案意识，自觉履行保管、保护档案的义务，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，要把档案工作当成一项学校管理的基础工作来落实，在学校财力允许的情况下，加大对档案室建设的投入，为学校档案管理工作提供有力保障。3、实现电子归档，提高管理水平

7、在高职院校毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。在实施档案现代化管理过程中，应严格执行国家有关安全保密的规定。学校档案部门要按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。4、做到毕业生档案材料的充分利用，提供优质服务毕业生档案记载着学生在校学习期间的各方面基本情况、表现情况，是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举

8、能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考。要求档案管理人员热情做好咨询服务工作，耐心回复来访来电，不滞后、不拖拉，做到档案传递随到随办，使得毕业生档案得到充分