word excel 2010行政文秘办公（高清视频版）

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1、现代行政办公入门第1章现代行政办公入门ê本章要点êl行政办公从这里开始l现代化的办公环境l行政办公必备的软件2段第1章OA协同办公系统新建Excel文档打开电脑中的文档17现代行政办公入门第1章1.1行政办公从这里开始行政工作是一份很特殊的工作，各种组织和单位都离不开行政办公的支持和协助，从国家机关到小型的私营企业，都需要设立专门的行政部门，有专门从事行政工作的人员。1.1.1行政办公的意义行政办公是一个组织机构对内部进行统筹安排，并进行有效管理的一种特殊性质的工作。不同的组织有不同的行政管理制度和管理机制，如大的单位或企业都设立了成熟的行政管理系统，而较小的单位和企业的行政工作重点则

2、主要放在内勤管理上面。1.1.2行政人员的职责通常行政人员的工作很多，尤其是行政文秘人员，一般的公司，行政人员的职责归纳起来主要有以下几点：l负责公司办公室对内、对外的通知、申请、发函等各类文件的起草和印发。l协助完成各种规章管理制度的建立、修订、执行及监督工作。l负责安排公司日常后勤工作，如车辆、环境卫生、会务、接待、办公用品等，为各部门做好服务工作。l协助建立公司行政办公费用的预算，并控制行政办公费用在预算内执行。l配合建立和完善公司的企业文化，负责公司对外联系、宣传工作。l做好领导的参谋，及时为领导提供重要信息和建设性意见。l督促有关部门及时完成公司各项工作，并将监督情况及时反馈

3、给领导。l负责公司员工的评估与考核工作。l完成领导交办的其他任务。1.2现代化的办公环境行政办公需要有一定的办公设施，包括各种硬件环境和软件环境。只有在这些办公环境的支持下，才能更好地做好行政工作。17现代行政办公入门第1章1.2.1行政办公的硬件环境行政办公的硬件环境即通常使用的各种办公设备，如桌椅、电话、传真、电脑、打印机等，各种设备均有不可替代的作用。1．基础设施办公基础设施包括最基本的桌椅、档案柜、文件夹等。由于行政办公的特殊性，还经常需要接待客户、领导以及其他员工，所以接待用品也不可缺少，规模大一点的公司会有专门的接待室，室内摆放沙发、茶几等。如图1-1所示为整齐的办公设施及

4、摆放文件的文件柜。图1-1办公基础设施2．常用的办公设备图1-2办公电脑除了必备的基础设施外，常用的办公设备也必不可少，如电话、传真、电脑、打印机、扫描仪等。现代化的办公与传统的办公相比，最大的区别就是融入了现代的科技成果，淘汰了传统的手写、珠算、信函等方式，继而以电话交流、传真传递纸质文件、电脑录入和计算、打印机打印文件等方式代替了传统的方法，大大提高了工作效率。所以现代办公需要配备这些常用的办公设备。如图1-2所示为现代办公不可缺少的电脑。1.2.2行政办公的软件环境17现代行政办公入门第1章具备了办公硬件设备外，还需要软件系统来支持，如电话系统的通信畅通、电脑办公软件是否齐全、整

5、个办公环境是否安全等。17现代行政办公入门第1章1．网络的接入要实现现代化的办公，网络的接入是前提条件。办公网络包括电话、宽带等，这些网络可以实现与外界的沟通和交流，同时也可方便公司内部各部门之间的协作。通常一个稳定的办公环境需要有稳定的电话和传真系统，尽管现在移动电话已经很普遍，但还是有必要接入固定的电话网络。另外，电脑宽带的接入也是现代办公所必需的服务，只有接入了这些网络，才能真正实现现代办公。2．电脑系统和办公软件电脑是目前使用最广泛也是必需的办公设备，几乎所有组织和单位都已使用电脑办公。要实现电脑办公，需要有完整的电脑系统，并安装相应的办公软件。一般购买的电脑中已安装了操作电脑

6、所必需的操作系统，不需用户自行安装。但要利用电脑完成各种工作，还需要在操作系统中安装不同的办公软件。通常用作行政办公的电脑，可安装Office系列办公软件，而其他用途的电脑，还可安装专门的软件，如财务软件、销售系统软件等。3．OA办公系统OA办公系统是OfficeAutomation的缩写，简称OA，意为自动化办公。OA是一整套的办公软件集合，可以通过网络将整个公司的电脑连接起来，能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门和个人之间进行及时的沟通和处理，具有高效、有序、可控、全程共享等特点，最终实现整体协作。OA办公系统适合规模较大的组织和企业，通过它还可实现跨地

7、域的高效办公。如图1-3所示为一套OA办公系统软件的管理界面。图1-3OA办公系统管理界面17现代行政办公入门第1章4．保证电脑系统的安全对于办公电脑，最大的威胁不是电脑损坏，而是被病毒或黑客侵袭。由于电脑中的一些数据非常重要，一旦损坏或泄漏，都可能会对整个组织造成重大损失。所以对于电脑的安全不容忽视，首先要养成及时备份数据的习惯，经常将重要的数据备份到其他电脑或移动硬盘、U盘中，并且在电脑中安装安全防护软件，防止病毒和黑客的入侵。1.3行政办