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1、电子商务档案管理智能化发展研究??中图分类号:F71336文献标识码:A:1009-5349(2016)03-0193-02随着电子商务的不断发展,以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前,电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点,具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化,那么相应的管理模式需要智能化。因此,客观角度上,电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。一、电子商务档案的特点第一,电子商
2、务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中,它具有同网络一样的虚拟性质。那么,电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为,电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的,这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的,包括交易的内容、物质信息,另外,交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务,这些信息也同样具备虚拟性的特征。第二,电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储,这些信息的获取需要通过编码解译,并不能直观获取到这些信息,因此,电子商
3、务档案也愈加复杂化。第三,电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比,电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息,还包括一些图像、视频信息,电子商务档案存储的信息多元化,较纸质档案更为方便。二、电子商务档案智能化管理的发展趋势(一)电子商务档案存储的智能化发展电子商务档案的管理有三项具体内容,分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的,而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此,电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机
4、来完成。电子商务档案存储的智能化,是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上,也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能,让存储设备智能化,让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上,对电子商务档案进行备份,保证电子商务档案的安全性,对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式,具有非常明显的效果,对比原来的存储方式,智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说,智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况,包括文件数据的读
5、取、写入。此外,在发现存储系统问题和故障上,智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题,保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化,也就是存储管理管理的智能化之外,还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲,智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性,另外,智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且,当电子商务档案存储系统出现问题时,可以进行修复,给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2](二)电子商务档案信息检索的智能化发展
6、科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展,电子商务档案信息检索智能化应运而生,是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就,其中在信息检索方面,发明了图文信息智能检索,计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性:信息存储形式和格式多样化,信息的表现方式多样化,信息的加密情况不一样,包括存储信息的设备不同,面对复杂的信息,对信息搜索也造成了很大的不便。因此,信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。将商业、客户信息
7、等内容和搜索词的关联度作为基础,以包含信息的重要性作为考察指标,对这些包含的信息进行排序,提高搜索的效率。而且,产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息,传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量,而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容,就必须智能搜索信息。现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展,技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且,依托快速发展的人工智能技术,智能化信息检索越趋于高级阶段发展。(三)电子商务档案应用的智能化发展企业需要将档案
8、所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前,对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标,研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中,企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别,因此,客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客
