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1、浅谈档案信息化建设存在的问题及对策引言在科技日新月异、信息技术飞速发展的今天,在我们对信息资源共享的同时,也应当对档案管理如何实现现代化和信息化作出探讨,致力于提高档案信息技术的建设。实现档案信息化,是事业单位在发展中的必经之路。在信息高度共享的背景下,实现档案信息化有助于提升单位的工作效率和办事水平,一举多得。一、档案信息化建设的现状档案信息化建设是根据国家的档案管理部门的统一规划和组织,在对档案管理中应用现代信息技术,对档案及信息资源进行数字化的管理。在现阶段,尽管已经有许多单位开始实施档案的信息化,但其中还存在诸多问题。根据本人的工作经验,文书档案和人事档案室一般在较高楼
2、层,和办公室相距较远,不便于查阅纸质档案,且经常阅读也会对档案造成一定损坏。当前许多领导阶层对档案工作重视不够,对档案信息化工程认知不够,因而对其投入的力度也不大。且当前档案没有专职人员管理档案,档案管理人员缺乏信息化的培训。为了能够更好发挥档案信息资源的管理,档案管理部门应面对现实,积极寻求有效可行的方法,推动档案信息现代化管理。二、档案信息化建设存在的问题(一)档案信息化建设发展不平衡在档案信息化建设的发展中,由于设备简陋、经费不足、不够重视等多方面问题,导致部分单位信息化的管理手段较为落后,对档案的信息化建设及整体优势的发挥造成了阻碍。(二)档案信息的制度不规范一般单位的
3、档案室缺少专门存储档案的磁介质设备,而数字档案对于设备有很强的依赖性,这对档案信息的管理带来一定的困扰。且由于单位使用的是局域网,员工只能根据各自权限读取文件,且没有具体文件路径,往往随意存储文件,不便查阅。(三)领导对档案信息化建设不重视档案信息化没有直接经济效益,只有潜在的经济效益。而单位领导往往在此方面的规划上面,存在着花钱费力立档的看法,并没有考虑到长久的利益,因而对其发展不够重视。(四)信息安全较差信息化、网络化在带来便利的同时,也存在很大的安全问题。近年来,由于计算机病毒和黑客威胁信息安全,带来的安全损失逐年增长。除去外来侵入的安全隐患,计算机本身的防护措施如不到位
4、,有可能会导致档案与电子文件产生冲突,造成数据库破坏,公务系统瘫痪。(五)资源共享未达到需求档案信息化建设要求很强的开放性,满足公众对于档案的多样化需求是要靠档案信息的开发共享才能完成。但当前在实际工作中,部分档案管理人员思想较为保守,对于信息化建设的认识存在偏差。许多人认为所谓档案信息化即为档案数字化,但档案的数字化只起到提高查询效率的作用,没实现信息的共享,不能提供方便档案的信息查阅服务。三、档案信息化建设的发展趋势档案的信息化符合现代档案管理发展的需求,随着办公自动化的出现,档案的管理方式逐渐向信息化转变,如文件的起草、催办、归档等过程的统一事项和管理都在计算机和电子通讯
5、技术中。将办公的各步骤纳入网络管理中,使档案信息的查阅具有更高的真实性。系统性、准确性,保障了档案在共享中的完整性。这些变化预示档案信息网络化和电子化是当前档案管理工作的必然发展趋势。当前实现档案环节信息化,加速档案信息自动化的建设,提升系统的整体功能,建立健全档案信息机制迫在眉睫。四、档案信息化建设对策(一)加强监管,形成制度化管理流程单位的领导核心部门应当对档案管理部门进行深入的检查,依照《档案法》条例规定,,确保档案管理工作纳入法制轨道。领导班子应强化档案规范查处意识,严肃处理档案管理中存在的不合法行为。在进行执法监督过程中,应加大检查力度,杜绝从轻处理现象,维护档案法规
6、,确保单位内部档案的安全管理流程。(二)加强档案管理软硬件设备拥有配套的软件及硬件基础设施是当前档案信息化管理的必要条件,主要包括网络环境、硬件环境及系统软件三个部分。对于应用系统的选择应当将开放性与包容性放在首位,同时兼顾应用系统的扩展性。作为一个软件存储平台,能够保证档案数据和软件的安全性,并能够根据情况,灵活操作平台各个板块。其功能性也应当包括档案数字化处理、电子档案信息采集、档案数字化等。其中所运用到的关键技术是在当前的计算机技术及信息领域最优发展前景的科学技术。加强档案管理的软件和硬件设备,提高档案管理的技术含量,有效实现该技术的先进性。(三)建立高素质的企业档案群体
7、建立一支具有很高的文化素质。业务能力的档案队伍是当前企业档案群体建设的首要任务。首先,应当提升档案管理群体的政治素养,按照国家和党的政策和单位的规章制度来办事,将为人民服务放在首要位置。其次,应当提升档案管理群体的文化素养。要做好档案管理工作,不仅需要管理人员掌握专业知识,还应当掌握必要的科学文化知识和文字基础。最后,应当提升档案管理群体的专业素养。档案管理人员应当充分掌握档案管理相关的专业性知识和理论,依照档案特有的特点,完善、准确管理档案信息,提供及时、有效地服务。五、总结实现档案信息化
