浅析会计电算化系统下的内部控制

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　　浅析会计电算化系统下的内部控制张华陆水试验枢纽管理局，湖北赤壁437300：单位在建立了电算化会计系统后，会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化：一方面，使得数据处理的速度加快了，工作效率得到提升；另一方面，传统会计核算时的一些内部控制制度已不适应会计电算化的要求。因此，建立一套适合电算化会计系统的内部控制制度势在必行。关键词：会计电算化；内部控制：F232；F275：A：1671-5853(2016)09-0091-01论文写作8917651lunwen1会计电算化系统下内部控制面临的挑战单位在建立了电算化系统后，会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化，表现在以下几个方面：1.1会计电算化引起内部控制对象发生变化传统会计的内部控制建立在职责分工和不相容职能分离的基础上，通过人员的任用和分工以及制度保障实现内部控制的目的。采用电算化后，企业会计内部控制的对象是人 和电算化系统相关的软件、硬件控制。1.2会计电算化系统引起内部控制形式发生变化在手工会计核算中，经济业务的每个环节都要经过具有相应权限人员的签章，会计数据以纸质形式存储。在电算化环境中，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此易引起失控而造成损失。同时，内部控制的程序化使得内部控制具有不定期的依赖性并增加了差错反复发生的可能。1.3会计电算化引起内部控制范围和内容的变化由于电算化系统建立和运行的复杂性，对计算机的控制也加入了内部控制，使得内部控制的范围相应扩大，如：对计算机病毒的防治、硬件的维修、软件的分析、程序的编制、操作人员的管理、信息介质、系统安全的管理与控制等。1.4会计电算化引起数据安全方面的变化传统手工会计核算中，需按照规定打印和保管原始单据、记账凭证等原始资料，领用和销毁也有相应的规定。会计电算化产生的电子数据通过开放的X络环境传递，数据主要靠磁性介质存储，电算化数据在传输和存储方面存在一定的风险。2会计电算化系统下内部控制的内容随着会计电算化已从传统的会计核算转化为综合性的会计管理系统，内部控制也有了新内容，主要包括：（1）会计电算化系统的安全控制。会计电算化系统的安全控制是指采用各种方法保护数据和计算机程序，以防止数据泄密、更改或破坏。 （2）会计电算化系统的组织控制。组织控制是指适当分工，明确规定每个岗位的职责，以防止对处理过程的不适当干预，减少电算化会计的错误及舞弊的可能性。（3）会计电算化系统的操作环境控制。系统的操作环境包括系统操作规程及系统维护和开发。系统操作规程控制要明确职责、操作程序和注意事项，系统维护控制包括对硬件、软件和数据的维护。（4）会计电算化系统的数据输入输出控制。数据输入控制是保证输入数据已经过审批手续，能够正确、完整地输入计算机；数据输出包括查询、打印和存储等形式，其内容涉及各种总账、明细账、日记账、会计报表等。（5）会计电算化系统的会计档案制度控制。电算化会计档案控制是指档案的保存应按档案管理的规定执行。（6）会计电算化系统的内部审计控制。审计人员在开发阶段就要对开发工作进行审核和评价，在日常运行阶段，审计人员应检查电算化会计控制制度是否健全，是否符合整个企业的基本政策和规定，还要对业务处理、记录保存、报表产生和环境安全及相关的控制进行评价和验证。3加强会计电算化系统下内部控制的对策会计电算化实施后，其结果的正确性在很大程度依赖于内部控制，针对可能出现的问题，应从以下几个方面强化：（1）做好会计基础工作。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确完整等，没有很好的会计基础工作就无法处理无规律、不规范的电算化会计数据。 （2）加强职责分工控制。职责分工是将电算化部门与用户部门的职责相分离，对各类人员制定岗位责任制度。职责分工控制一般包括不相容职务分离控制和关键岗位轮换控制。在电算化系统中可以对各类人员进行分工，使每个操作人员只能在自己的权限范围内工作，使不相容岗位之间能够相互监督、相互制约，形成有效的制衡机制，确保会计数据的真实、安全、准确、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。（3）加强系统安全控制。系统安全控制是为了保证计算机系统的运行安全，避免外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。它主要包括：接触控制、环境保护和安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，以保证资源的正确性，包括：制定内部操作制度，设备操作权限限制等。环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保证机器正常运行。安全控制是指设置X络安全性指标，包括：数据保密、访问控制、身份识别、防火墙等。（4）加强内部审计。内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是对会计监督的制度安排。内部审计包括会计账务处理是否正确，是否遵照有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内控制度，凭证附件是否规范完整等；审查电子数据与书面资料的一致性，对不妥或错误的账表处理应及时调整；监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。 （5）制定并严格执行操作管理制度。制定并严格执行操作管理制度，有利于加强电算化的内部控制管理。操作管理制度可以规范操作人员的行为以及各自之间的权限。除了软件对操作方面做了一定的内部控制设计外，还应包括：操作人员的职责和操作权限，操作人员不得超越权限操作；操作人员需设置唯一的口令，并定期更换；无关人员未经许可不得进入软件系统进行操作；维修人员不得独自操作系统；建立系统日志，使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、操作等情况；应经常查看日志，检查有无异常情况，监督系统运行情况。（6）加强电算化会计档案管理。实施会计电算化会计后，增加了大量的磁介质档案、系统开发和维护档案，应建立严格的控制措施以保障资料的安全。对会计电算化的会计档案应以打印的书面形式保存，保存要按档案管理的规定执行；全套会计电算化系统文档视同会计文档保管；制定妥善保管存有会计信息的存储介质的措施。（7）提高会计人员计算机操作业务能力。应加强人员培训的力度，组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养一批整体素质高，综合能力强的复合型人才。