论高校教学秘书提高工作效率的策略

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1、论高校教学秘书提高工作效率的策略摘要：高校教学秘书工作在教学管理岗位第一线，其工作效率的高低直接影响教学运行的进度和教学管理的质量。因此，加强高校教学秘书工作效率问题的探讨，有利于提高教学管理水平，对教学秘书管理队伍的建设，具有重要的现实意义。　　关键词：高校教学秘书工作效率策略　　　　高校教学秘书是教学管理的基层人员，地位微不足道，但在教学管理中却起着不可替代的重要作用，从某种程度上说，教学秘书工作效率决定教学管理的水平。由于教学秘书是联系教务处、教学院长（主任）、任课老师、学生之间的纽带，在这个关系X中，教学秘书整天忙于协调方方面面的关系，处理各种

2、各样繁杂的琐事，把宝贵的时间与精力都奉献给琐碎的小事，身心憔悴，疲惫不堪。因此，提高教学秘书工作效率，减少不必要的浪费，是提高教学管理水平迫在眉睫的问题。　　一、高校教学秘书工作效率现状：效率不高　　从现状看，高校教学秘书工作效率普遍不尽人意，效率偏低。其具体表现在：教学秘书对工作没有激情，职业倦怠严重。在一年又一年重重复复的日常教学管理事务中，感到厌烦又无奈，应付了事。面对某些同行的“转行”，既羡慕又妒忌，自己也想“跳槽”，可谓是：身在曹营心在汉。在上传下达教务处通知时，苦恼于领导的不支持，无奈于教师的不理解，烦心于学生的不配合，不能按时交差，只好一

3、拖再拖，工作效率不高。　　二、造成高校教学秘书工作效率低的原因分析　　高校教学秘书之所以工作效率低，是受工作岗位特殊性的影响，同时也与教学秘书本身的能力有关。　　1、工作的繁杂性。高校教学秘书的工作量非常大。首先，它包括每一位学生从入学到毕业的教务管理，新生报到-注册-选课-上课-评教-考试-成绩-毕业资格审核，中途还出现辅修、重修、补考、缓考、请假、休学、复学、退学等等。其次，它还包括每一位任课老师的每一门课程从开始到结束的教学运行管理工作，制定人才培养方案-设置教学任务-设置开课计划-安排课表-调整课表-安排考试-整理试卷归档。从工作内容看，教学方

4、面的绝大部分工作都是由教学秘书完成的，既有常规性工作又有突发性事件，既关系到教师的切身利益又关系到教学的质量，工作内容既繁又杂，责任重大；从时间上看，教学秘书每项工作具有明显的时限性，可谓时间紧、任务重，有时几件事挤在同一时间完成。教学秘书整天忙于处理大量繁杂的事务，千头万绪，不知从何着手，经常沉迷于具体的事务中不知所措，时间不知不觉就流逝了，工作效率也就无从谈起。　　2、工作的高危性。高校教学秘书岗是容易发生教学事故的高危岗位。教学秘书在教学运行管理中，每项教务工作都不能有任何疏忽，并且每下发一次通知、每汇总一份材料都有时间限制，错过了，就无法补救。

5、这些都与师生的切身利益有密切的联系，容不得半点马虎，不能出任何差错，否则不仅教学秩序无法保证，甚至引发教学事故。教学秘书每天处于这种紧张的工作环境中，小心翼翼地工作着，生怕什么时候突然冒出一个教学事故。在这种状态下，教学秘书容易产生心理障碍——强迫症，这就必然影响了工作效率。　　3、素质参差不齐。高校教学秘书队伍人员素质参差不齐。教学秘书一般由三部分人组成，一是优秀的本科毕业生留校做教学秘书，但专业不对口；二是引进高层次人才的随调人员；三是部分院校为教学评估增加师资力量，大量引进研究生，但部分研究生由于生源有限无法授课，迫使部分研究生改行承担教学秘书工

6、作。[1]高校教学秘书素质有差异，导致在具体落实教学事务时，对文件的领悟力、理解程度有所不同，操作方式也就有所不同。完成任务的时间有先后之分，自然就影响整个学校的工作效率。　　4、自身能力不强。高校教学秘书上岗前大部分没有系统学习过教学管理基本知识，没有受过专门的岗前培训。任职后，教学秘书忙于繁杂的琐事中，疲于奔命，只顾应付日常事务就花费了大量的时间，没有事后进行总结、研究，将经验上升到理论去指导下一步的工作，因此，高校教学秘书的管理能力并不强，导致很多工作仅仅是简单的重复，毫无新意。年复一年，高校教学秘书工作积累一定经验以后，多靠经验来处理具体事务，

7、习惯听从领导指示、文件方针来办事，没有自己的见解，不能很好地总结教训，寻找教学管理规律来提高工作效率。　　总之，高校教学秘书处于一种不理想的工作环境中，每天要处理大量的事务，职务渺小但责任重大，这无形中对教学秘书心理造成压力，影响工作效率。再加上高校教学秘书由于自身的种种原因，使工作的执行力度不强，必然影响了工作效率的提高。　　三、高校教学秘书提高工作效率的策略　　高校教学秘书要想提高工作效率，必须针对工作效率低的产生原因采取相应对策，才能提高工作积极性和效率。　　（一）改善工作环境，夯实工作高效率的基础　　1、努力争取改善“硬件”环境　　高校教学秘书

8、要从繁杂的教学事务中摆脱出来，提高工作效率，经济上要争取适当支持。首先，教学秘书要拥有一套完整