企业电子邮件沟通规范及技巧

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1、企业电子邮件沟通规范及及技巧一、推荐使用电子邮件的情况1.正式的工作汇报，对内/对外2.信息的传递和工作安排3.难以简单使用口头表达说明清楚的事项4.需要获得部门之间配合的事项5.没有见面交流条件的其他交流内容二、邮件发送的对象收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按

2、部门排列、按职位等级从高到低。※只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件项目关键时间节点汇报文件、图纸一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案项目关键会议后的纪要由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员项目阶段成果确认函按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目

3、管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描寻求内部跨部门支持主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级其他情况待补充三、邮件内容规范标题：【项目简称】+邮件内容主题概括收件人：参照上面说明抄送：参照上面说明正文：1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式20currencydeposit,weprescribeapassonaregularbasis,qilucardaccountonaregularbasis),cer

4、tificatebondsandsavingsbonds(electronic);3.notdrawnonabanksavingscertificate,certificatebondsapplyformortgageloans,acceptingonlythelender如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出1.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述2.如有附件，需要对内容进行简要说明

5、，4个以上的附件内容最好打包压缩发送3.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员1.有意义的主题这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email

6、能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异并以合理的方式解决意见不和以及争端。3§正式工作报告、通知 §部门之间事务往来，需要留下书面资料的§知识推荐和信息传递§没有见面交流条件的其他交流内容§难以简单用口头表达说明清楚的事项§电子邮件应当避免滥用不发无意义的邮件。只把有价值的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。有意义的主题这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 3§恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌也明确提醒

7、某收件人此邮件是面向他的要求其给出必要的回 应在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。但有中 高层领导时要注意,最好称呼各位领导和同事 –如果对方有职务应按职务尊称对方如“x经理”如 果不清楚职务则应按通常的“x先生”、“x女士”称 呼但要把性别先搞清楚。 –不熟悉的人不宜直接称呼姓名对级别高于自己的人也 20currencydeposit,weprescribeapassonaregularbasis,qilucardaccountonaregularbasis),certi

8、ficatebondsandsavingsbonds(electronic);3.notdrawnonabanksavingscertificate,certificatebondsapplyformortgageloans,acceptingonlythelender不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语 –最简单的开头写一个“HI”中文的写个”您好”结 尾常见的写个ThanksandBestRegards. –中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 –俗