企业电子邮件沟通规范及技巧.ppt

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1、企业电子邮件沟通规范及技巧会场要求积极参与！请将手机关机或调至无声状态！注意时间的把握！一、电子邮件沟通的重要性1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式2、企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等一、电子邮件沟通的重要性3、现代企业的工作强度加大，工作量加大领导没有那么多时间面对面听取工作汇报而且领导也更健忘，需要邮件提醒4、不少企业工作完全依赖电子邮件80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚

2、未处理的紧急邮件30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务二、电子邮件使用基本原则1、基本原则：面对面抄送是为了明晰责任如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉2、作用使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性

3、和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端三、课程主要内容（一）需要发送邮件的情况（二）邮件格式（三）邮件发送对象（四）邮件内容（五）回复邮件的基本技巧（六）注意事项（一）需要发送邮件的情况1、正式工作报告2、部门之间事务往来3、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流内容6、难以简单用口头表达说明清楚的事项（二）邮件格式1、邮件一定要注明标题通常人们会根据主题判断邮件的重要性标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理2、如果不是经常交流的对象，记

4、得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注（二）邮件格式3、结尾签名对方可以清楚的知道发件人信息Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，4行左右。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显（三）邮件发送对象的选择（1）1、工作计划

5、的发送对象经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理2、项目通报类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导3、寻求跨部门支持的邮件（我们最常用的）部门性质决定一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持4、小心使用抄送（CC）/密送（BCC）功能CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情

6、况BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」（三）邮件发送对象的选择（2）补充资料一搞清楚TO，CC，BCC，FWTO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO；CC，相关人（即抄送），需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老

7、板面子。BCC，加密抄送人（即密送），放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。交代工作给下属的时候，一定要将该做什么，什么时候要做好交代清楚，还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，否则很可能“三个和尚没水吃”。补充资料一补充资料一FW，身为一个领导

8、，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示XXX，pls.follow.