企业电子邮件沟通规范及技巧

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1、企业电子邮件沟通规范及及技巧一、推荐使用电子邮件的情况1.正式的工作汇报，对内/对外2.重要信息的传递和工作安排3.难以简单使用口头表达说明清楚的事项4.需要获得部门之间配合的重要事项5.没有见面交流条件的其他重要交流内容6.正式工作报告、通知7.部门之间事务往来，需要留下书面资料的8.知识推荐和信息传递其他情况期待补充※对以上的情况，应尽量使用电子邮件，应避免使用微信、QQ等方式，由于电子邮件具备可靠的追溯功能，便于形成文件档案，因此和“快捷”沟通方式如微信、QQ等应加以区别应用。※电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只把有价

2、值的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他人节省时间。二、邮件发送的对象收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。※只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件项目关键时间节点汇报文件一般

3、由主案亲自发送，主送给客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由主办直接发送，需同时抄送给此事项的主要管理人员项目关键会议后的纪要由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员项目阶段成果确认函按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送客户方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描寻求内部跨部门支持主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级三、邮件内容规范标题：【项目简称】+邮件内容主

4、题概括收件人：参照上面说明抄送：参照上面说明正文：1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式如果是新发送的邮件，简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日

5、（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员1.有意义的主题这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。2恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌也明确提醒某收件人此邮件是面向他的，要求其给出必要的回

6、应在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。但有中高层领导时要注意,最好称呼各位领导和同事–如果对方有职务应按职务尊称对方如“x经理”如果不清楚职务则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼但要把性别先搞清楚。 –不熟悉的人不宜直接称呼姓名对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。3邮件开头结尾最好要有问候语–最简单的开头写一个“HI”中文的写个”您好”结尾常见的写个ThanksandBestRegards. –中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。–俗话说得好“礼多人不怪”礼貌一些总是好的即便邮件中有些地方不妥对方也能平静的

7、看待。4邮件结构第一段与最后一段是重点–电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。 §内容主动说出你期待对方做的事情 –当你想要收件者采取行动时如果电邮的内容长在信件的一开始就说明你的要求。如果内容很短不超过一个屏幕可以读完的范围就直接在信件内容的结尾提出要求即可。 §日期邮件的日期与时间要明确在电邮中提到的日期与时间一定要具体你说的下个月或是下周三到底是什么时候因此最好改成「下周三如3月7日」「下个月如8月」时间也要明确是上午还是下

8、午，以免双方认知不同而产生误会。§Email正文多用1234之类的列表以清晰明确。 –如果事情复杂最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。 保持你的每个段落简短不冗长没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 §尽可能避免拼写