机关档案业务建设

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1、机关档案业务建设东宝区档案局(馆)潘枫一、机关档案工作的主要任务（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统档案工作规章制度。（二）集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，确保档案的齐全、完整、安全。（三）运用现代化管理手段，积极开发利用档案信息资源，为机关各项工作服务。（四）按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定向同级国家档案馆移交档案和相关资料。（五）做好已公开现行文件向同级国家档案馆的报送工作。（六）对本机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导。（七）对本系统和直属单位的档案工作进行监督和指导。二、档案

2、工作制度（一）本机关档案工作制度1、文件材料归档制度。归档文件由文书部门或业务部门整理、归档。归档制度的内容主要包括公文处理与业务（或承办）部门整理责任、归档范围、归档方法、归档时间、归档要求，并附“文件材料分类方案、归档范围、保管期限表（‘三合一’制度）”。2、档案管理制度。（1）档案保管、统计制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施，档案收进移出记录、库房温湿度记录、各门类档案的统计及机读档案目录、全文数据库的统计等。（2）档案保密制度。主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求等。-18-（3）档案鉴定销毁制度。主要包括

3、成立鉴定、销毁小组、审批手续、销毁登记、编制销毁清册、销毁方法等。各单位可根据国家关于档案保管期限的规定，严格把关，写出销毁报告，报主管领导批准。未经鉴定和领导批准的档案，不准擅自销毁。（4）档案利用制度。主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈等。（5）机关内部档案移交制度。主要包括档案的移交范围、移交时间、移交要求等。（6）档案库房火灾应急预案。主要包括档案应急预案的组织领导、处置原则、工作责任、工作目标、灾害种类、抢险救灾范围、应急求援预案、程序、扑救政策、防护措施和注意事项、灾情消除后的处理工作、奖惩等。（7）档案人员

4、岗位责任制。主要包括档案人员岗位职责、奖惩办法。（二）本系统和直属单位档案工作制度本系统和直属单位档案工作管理制度主要包括本系统档案工作管理办法、意见、规定、规范、标准等规范性文件，以及系统和直属单位档案工作管理体制，档案工作机构、人员、经费，档案管理和利用方法，档案工作指导、监督、检查，档案工作目标管理的措施。三、业务基础建设（一）收集要求（1）文件材料的接收时间。文书文件材料于次年六月底前归档。基建和科研文件材料于项目结束或中止后归档；设备文件材料在开箱时归档。会计文件材料于次年六月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案部门移交；其它专业文件材

5、料一般在次年上半年归档，有特殊规定的按其规定执行。电子文件材料一般应随办随归，也可以按月或季度归档。声像材料、奖品、印章、题词、书画等随时归档。（2）档案接收的要求。归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备。机关各科室向档案室移交档案和相关资料时，要填写“档案、资料交接文据”一式二份。（二）各门类归档文件的收集与整理收集的重点一是反映本单位主要职能活动的文件材料；二是反映本单位主要历史面貌的文件材料；三是反映本单位重要产权和经济关系的文件材料。-18-文书文件材料收集与整理一、收集范围文书文件材料中本单位纸质正式发文和会议材

6、料应收集两套（一套归档，一套用作文件汇编）1、机关文件材料的主要归档范围根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围主要包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。2、机关文件材料的不归档范围根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围主要包括四个方面，一是上级机关的文件材料中，普

7、发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、整理《荆门市归档文件整理实施办法》，依据国

8、家档案局《归档文件整理规则》、省档案局《湖北省归档文件整理实施细则》。1、整理单位—件。件是归档文件整理的基本保管单位。一般以每份文件为