文件与资料管制程序

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1、文件名称文件与资料管制程序编号PT-QPM-401版次A/0页次7/71.目的：确保品质系统所用之文件处理迅速﹑正确流通﹑应用及管制,以确保各相关部门能适时获得且有效之最新文件。　2.适用范围：本公司所生产之产品自工程资料﹑原物料采购﹑制造﹑检验测试﹑包装储运至出货等各阶段作业中，不论是本公司内部或客户／供应商提供之相关资料之制作及管理均属之。3.定义：3.1一阶文件：(品质手册)。3.2二阶文件(程序文件)：管理责任、合约审查、内部稽核等，如品质手册内所订定各项程序。3.3三阶文件(工作指导书)：作业标准、使用手册、技术文件、检验标准、图面等之资料文件均属

2、之。3.3.1各部门共通性：管理办法类文件。3.3.2单位专属性：图面、检规、零件表、工程管理表、作业指示、技术资料﹑操作说明、其它。3.3.3外来文件及其它标准。3.4四阶文件(表单)：窗体、记录、校验记录﹑矫正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。3.5外来文件：客户标准、规格、检验规格、图面、国家标准、等，以及本公司程序文件或工作指导书所依据并引用之标准均属之。3.6记录性文件：管理审查记录，持续改善之决策记录等。4.权责：见各类文件制作、审查、核准、管理权责区分表文件类别制作审查核准管理品质手册管理者代表总经理总经理文件管制中心程序文件相关部门承办

3、人管理者代表总经理文件管制中心工作指导书部门主管指定单位主管部门主管文件管制中心文件名称文件与资料管制程序编号PT-QPM-401版次A/0页次7/75.作业内容：5.1文件管制作业流程：(如附件一)。5.2文件制订﹑修订﹑废止作业:5.2.1文件之制订作业：视需要由各部门指定专人完成拟案，并按本程序各类文件制作、审查、核准权责办理。然后交文管填写《文件分发缴回记录表》，会相关单位办理。5.2.2文件之修订作业：各类体系文件在实际作业中，若有不合现状﹑须修改或增订者,得由发现单位或拟案单位填写《文件修订﹑废止申请单》，提出修订原因交原制订单位研议修改之，修订

4、完成后之文件，其审查﹑核准﹑颁布发行等作业程序同5.2.1项条文（文件之制订作业）。5.2.3文件之废止作业：文件废止之申请﹑核准等作业同5.2.2项条文（文件之修订作业）。但文件废止后，原文件编号之版本／版次不可再重复使用。5.2.4文件修订内容记录于《文件修订﹑废止申请单》，并由文件管制中心修订摘要转载封面页之修订记录内。5.3文件编码系统：各类文件之制订﹑修订均需由文管中心依文件编码系统编号管理。5.3.1文件编码系统表公司名称取英文简写表流水号表文件类别□□－□□□－□□□注：此为一、二阶文件编码，三、四阶文件编码及其他文件编码依[编码规则]。5.3

5、.1.1文件类别：　　　　QAM-品质手册　　　QPM-作业程序　　　　　SOP-作业标准书　SIP-检验标准书FOR-表单WL-外来文件文件名称文件与资料管制程序编号PT-QPM-401版次A/0页次7/75.3.1.2流水号：各单位均用阿拉伯数自001起，作业程序按品质系统要项4～8章要求编号，4编4XX、5编5XX、6编6XX、7编7XX、8编8XX依序编号应用。5.3.2文件管制中心对各部门／单位之文件编号应以《文件管制总览表》列表管制,不得有重复或误用之情形。5.3.3图面及规格数据之编号可参照5.3.1执行，亦可自行制订编码原则。5.4版本／版次

6、：5.4.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示，依此类推。为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，原制订单位得变更版本，发行第B版﹑第C版……等。5.4.2外来文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制订发行单位，或代理发行单位协调核对，适时取得新版，并以《文件管制总览表》更新记录。5.5文件分发﹑回收作业：5.5.1经核准之文件原稿，由文件管制中心保管并以《文件管制总览表》列帐管理，影印适当份数并于封面加盖发行章，封面及各页盖序号章发行之，并请收文单位签收。经盖发行章的文件各单位不得自行影印，四阶文件可由各单位自

7、行影印使用。5.5.2修订及废止时，文件管制中心依原分发单位回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发缴回记录表》上。5.5.3文件之修订及废止，经核准后﹐旧版失效文件应于新文件发行之同时，收回销毁之，分发单位没有改变，《文件分发缴回记录表》不需再经核准。5.5.4对外文件之分发，得由适当之对外单位代签收之，分发时应加盖发行章(含发行日期)并以《对外文件分发记录表》记录。失效或作废之文件则不予回收。5.5.5外来文件之分发：5.5.5.1客户提供之图面﹑规格或技术资料、工程标准/规范、品质体系等规章，由接受单位(一般为业务)建档转送

8、承办单位，承办单位应于7日内完成审查确认。原件由承办