四级秘书办事知识点

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1、四级秘书办事知识点二、事务管理1、制定接待工作计划的程序主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等（1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批2、安排来访的工作程序（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；%考*试大%来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及

2、时间方面的安排。3、安排参观工作程序（1）初步确定活动的内容（2）征求对方的意见（3）修改、确定方案（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。4、办公室隐患（1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患（2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患（3）办公家具方面的隐患（4）办公设备及操作中的隐患（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患（7）火灾或消防中的隐患5、健康、安全办公环境的要求（1）办公区建筑必须坚固安全，室内有基本装修（2）光线应充足（3）温度要适宜（4）布局应注意通风（5）

3、办公室空间及座位空间要适当（6）办公室噪音要低（7）办公家具、设备及用品都要满足工作需要并符合健康、安全的要求（8）办公设备的安装、操作要符合要求（9）办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置（10）办公室提供饮水并符合健康、安全的要求（11）办公区或办公室设置急救包并定期更换（12）建立相应的规章和制度（13）室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物6、印章的刻制印章管理工作的一个首要环节（1）得到上一级主管单位的正式公文（2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续（3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章

4、的刻制任务（4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样7、印章的启用程序（1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。（2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。（3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。8、印章管理的注意事项（1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理（2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁9、介绍信使用的注意事项（1）严格履行批准手续（2）

5、介绍信的内容要明确具体（3）要填写有效时间（4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章（5）一份介绍信只能用于一个单位（6）持信人不能将介绍信转借他人使用（7）存根内容要同正文内容相符（8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改（9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写（10）用印要谨慎10、值班工作规范（1）坚守值班岗位（2）认真处理事务（3）做好值班记录（4）热情接待来访者（5）加强安全保卫11、值班实务处理的方法（1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理（2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理（3）对电话或来人商洽的重要事项请示上

6、司后处理12、值班实务处理的技巧（1）问明情况，做好记录（2）重要情况，及时报告（3）谨防假冒，避免失误13、商务费用的报销步骤（1）申请人填写费用申请表并签字（2）交相关负责人审核并签字批准（3）商务工作中要向对方索取发票（4）商务工作结束后将发票附在出差报销单后并签字，再提交出纳部门（5）提交财务部门领取现金或支票借款或先由申请人垫付14、安排上司差旅事务的程序（1）制定商务旅行计划（2）制作旅程表（3）准备上司在不同场合的发言提纲（4）办理出国手续（5）落实上司出行前的工作15、办理上司交办事项应注意的问题（1）要态度和蔼，协商解决（2）要

7、坚持原则，按章办事（3）要一视同仁，不分亲疏16、秘书应怎样有效利用工作时间（1）接受工作任务要弄清“三要素”：内容、时限、要求（2）优化办事成果“三比较”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小（3）把握好办事“三形式”：单一办事，交叉办事，穿插办事（4）检查办事效率“三标准”：工作质量，工作速度，对社会和群众的影响（5）向上司复命“三注意”：不失真，不吹嘘，不邀利（6）精心准备，提出合理建议；讲究方法，选择适当形式；注重程序，坚持逐级请办；提高艺术，优化请办效果；以缓应急，避免紧张出错17、如何编制工作日志至少包括日期、时间、具体工作

8、内容、备注等（1）手工填写：提前了解上司工作和活动信息并填入日志，也标出自己当日应完成的工作。再逐项落实，协助或提醒上司执行日志计划（2