电子文件归档与管理表格集

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1、西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表20120214201400313修改表3、66表1电子文件登记表（首页）文件特征形成机构完成日期　载体类型　载体编号　　通信地址　　电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)　软件环境（型号、版本等）操作系统　数据库系统　相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）　文件记录特征　记录结构（物理、逻辑）　记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式　文件载体型号：数量：备份数：□一件一盘□多件一盘□一

2、件多盘□多件多盘制表审核填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日6表2电子文件登记表（续页）第页以件（电子文件）为单位填写立档单位形成机构填写文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限机构（问题）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　6表3电子文

3、件移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子文件数量移交数据量载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称移交机构（文件形成）接收机构（档案室）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日填写说明：1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位6表4电子档

4、案登记表（首页）文件特征立档单位完成日期　载体类型　载体编号　　通信地址　　电话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)　软件环境（型号、版本等）操作系统　数据库系统　相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）　文件记录特征　记录结构（物理、逻辑）　记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式　文件载体型号：数量：备份数：□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘制表审核填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日6表5电子档案登记表（续页）第页以

5、件（电子档案）为单位填写立档单位档案室填写档案编号题名形成时间档案稿本代码档案类别代码载体编号保管期限　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　6表6电子档案移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子档案数量移交数据量载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位

6、名称移交（立档）单位接收单位（档案馆）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日填写说明：1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位17表7电子档案管理登记表电子档案设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日

7、单位（盖章）年月日17表8电子档案迁移登记表源系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：目标系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：被迁移归档电子档案情况电子档案名称：记录数：字节数：迁移时间：操作者：填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日17表9：光盘盒封面标签图示例光盘编号套号名称：内容摘要：(包括全宗、年度、光盘序号、数据量（即档案存储容量）、密级、保管期限、存入日期、运行环境、件数（以卷为单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相

8、关内容。)保存年限光盘版号注：长121mm，高121mm。表10：光盘盒封底标签图示例光盘背景信息光盘编号：文件格式光盘编号：光盘类型光盘容量制作部门制作日期复制部门复制日期备注：注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。17表11：光盘盘面示例光盘编号套号光盘规格制作单位（或复制单位）制作日期（或复制日期）17表12电子档案机读目录全宗号年度保管期限机构（问题）件号题名文件编