第九讲 会议的筹划与管理

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1、企业行政文秘人员职业化训练教程第九讲会议的筹划与管理【本讲重点】n会前的准备工作n会间的组织服务n会后的善后处理一、会前的准备工作◆安排议题、议程、日程◆拟订与会人员名单◆申请会议所需资金◆会场布置◆安排食宿和茶水▲发出会议通知（一）安排议题、议程:▲议题的收集和筛选a.收集渠道1)公司上司交办或有关部门汇报的问题2)部门提请讨论决定的问题3)上司下达指示b.注意事项1)如果有两个以上议题的话，那么，它们的内容最好是相近的，由于性质相同，互相联系，所以便于讨论，以节省时间。2)重要的先讨论、保密的后讨论（便于让某些人退席）3)一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排

2、一个主要议题和一二个小议题为宜。安排议题过多，与会人无法充分发表意见，或者讨论不完，重点不突出；安排过少则不能高效率地利用时间。c.送交上级审核1)如果上司或行政人员部门负责人有异议，按照要求进行修改2)如果上司已经有了自己的看法，必须无条件服从，不得违背上司的意见自行决定▲议程根据经上司审定的议题，作议程表。▲日程日程安排原则：a.先安排关键人物的时间b.根据多数人意见安排日程c.日程在大致框定的时间里，做灵活调整。（二）拟订与会人员名单A、选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。B、送交上级审核（三）申请会议所需资金（四）会场布置选择会场a．场地大小（根据

3、开会人数和会议内容综合考虑，不大不小，刚好适中。会场过小，则给人压迫感，会场过大，将令与会者精神无法集中。若会议时间较长，空间不妨较大）b．附属设施齐全l室内温度的冷热、光线的明暗，都对与会者的情绪及实际工作效率构成影响。避免室内空调不适，房间闷热或凉飕飕。l电源插座未做检查和标记，出现技术性的问题。4企业行政文秘人员职业化训练教程l照明及通风设备应该按开会时间在冬天抑或夏天，在白天抑或在晚上的状况而调整l较大型的会议甚至要考虑到停车厂配备以及卫生条件c.适当的开会设备椅子、桌子、烟灰缸、黑板、白板、纸笔、指示棒、扩音设备、视听器材，（如VCD、投影机、屏幕）等发表工

4、具。d.会场氛围（花草、美术、灯光效果）e.场地不受外界干扰场地应该有良好的隔音设备，场内尽量不要装接电话、访客参观。场外挂起“开会中，谢绝参观“的牌子。会议室外当然要有电话，以便行政人员随时跟外界联系。（五）安排食宿和茶水1．食宿2．茶水会议期间奉茶的礼仪：当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正

5、中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。上茶的七个程序：◆两手端茶盘，盘子高度位于胸部◆敲门，并说：“对不起！”进入接待室◆止步立正，轻轻点头致意◆将茶盘的一端置于桌子侧面◆桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶◆用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾◆上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。二、会间的组织服务1、签到2、安排就座3、做好会议记录和录音4、会场服务1、签到A、签到形式a.簿式签到：会员在签到簿上签名、表示到会b.卡片签到：事先发给代表签到卡片，只要代表在上面前签自己的名字，进入会场时再交出来

6、c.电子签到机d.行政人员代签B、接待工作a.大型会议有专门的接待员，安排与会者入会场以及住房b.小型会议行政人员接待。接待态度热情，彬彬有礼，服务周到2、安排就座安排就座的规则4企业行政文秘人员职业化训练教程a.要适合会议性质有多少人参加？是一个部门参加还是所有部门都参加？有没有外单位的人参加等等。按会议性质排列座位。总之按职务高低排列。最高的排在最中间，其余按高低顺序，以正中间座位为原点，面向会场，依左为上，右为下的原则排列，座位上要摆放名片。这个时候决定位置，不要自行其事，要请示领导予以确认。b.让报告者坐中央。有的会议有报告人或是中心发言者，这种场合要把他们安

7、排在中心位置上，一般是会场的中央。c.会议主持人的座位。如果会议主持人事先已经决定，那么，把能够看清全体会议出席者的座位，作为“主持人席位”。根据会场情况进行排列d．行政人员的座位。行政人员的座位原则上设在大会入口处。这样便于联系工作，容易帮助迟到者入席。3、做好会议记录会议记录和会议录音是会议情况的真实记载，是整理会议记录和会议纪要的重要依据，会后立卷归档，其是重要的文书档案。会议录音要完好无损，放在适当位置。A、会议记录构成a.标题（会议组织情况）：包括会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、记录人等，有的还要标明职务。通常用表格的