会议管理标准工作规程

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1、会议管理标准工作规程（SOP）一、目的为提高会议工作效率，规范会议管理办法，使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。二、范围***全体员工三、职责1、行政部职责：1.1会议室的登记备案。1.2会议室的管理及协调安排。1.3会议的后勤物资准备工作。2、会议承办部门职责：2.1相关会议的资料准备。2.2.发起、跟踪、落实会议。四、会议种类1、公司管理例会会议名称会议周期会议时间参加人员会议形式发起部门/发起人经管委会议每工作日9pm15分钟经管委成员电话会议CEO秘书周例会每周控制1小时部门经理以上人员现场会议CEO

2、秘书VAS业务周例会每周控制1小时经管委成员、营销支撑总监现场会议CEO秘书季度会议季度控制1小时总部部门经理以上人员，按部门分类召开会议l财务、人事、行政部l研发l营销支撑部、管理控制部l市场产品体系lIDC现场会议CEO秘书半年会/年度战略规划会半年/年1天l总部部门经理以上人员l现场会议经管委、营销支撑部管理控制部协助所有区域区总副区总区域营销管理部经理等所有会议纪要，发送给与会人员。2、公司各部门会议2.1部门级会议会议名称会议周期会议时间参加人员会议形式发起部门/发起人　周例会每周　控制1小时　部门全体成员　　现场会议　部门经理营销

3、体系季度会议季度结束后半月内一天所有区域和营销支撑部成员；经管委及相关部门按需列席现场会议营销支撑部总监区域日例会每工作日20分钟内营销支撑总监、区域管理层（区总、地区经理电话会议区域运营管理部经理地市日例会每工作日20分钟内地市全体员工电话会议地区经理部门级周例会：形成会议纪要，并抄送给经管委和管理控制部（yygl@***.com.cn）。2.2项目组会议会议名称会议周期会议时间参加人员会议形式发起部门/发起人项目启动会项目启动时　1小时内　管理控制部风险控制专员项目组成员　现场会议管理控制部项目日例会项目进行时15分钟内管理控制部风险控制专

4、员项目组成员现场会议或电话会议项目经理　项目周会　每工作周30分钟内　相关人员项目组成员及管理控制部　现场会议或电话会议　项目经理　项目主题讨论会议　按需30分钟内　相关人员项目组成员及管理控制部现场会议或电话会议　项目经理项目评审会议每月30分钟内　相关人员项目组成员及管理控制部现场会议或电话会议　项目经理项目验收会议项目结束时1小时内相关人员项目组成员及管理控制部现场会议或电话会议　项目经理所有项目会议纪要，请抄送给管理控制部（yygl@***.com.cn）。2.3临时性会议由发起人负责。五、会议召开原则1、高效。会议召开应确有必

5、要，注重实效，主体鲜明，准备充分。2、精简。尽量缩短会期，精简会议与会人员，合理的统筹会议。3、务实。把工作重点放在深入实际、集中精力研究和解决实际问题上。六、会议流程：1.会前准备1.1对定期的常规例会，在会前应明确该次会议主题和参会人员。1.2对临时性召开的公司会议，通过口头或书面邮件形式通知参会人员。1.3对不定期的重要会议，会议负责人应提出会议报告（含会议预算），报相关领导审批后执行。2.通过口头或书面、邮件形式提出会议申请。3.会议通知。3.1会议负责人根据会议要项拟订会议通知，口头或书面、邮件的形式提前通知与会人员。3.2出席会议的

6、重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排;如不能亲自出席,需派出代理人出席会议。4.预定会议场所、会议文件或资料准备：由会议负责人或指定人员负责。5.会议签到：会议开始前,会议负责人应指定专人根据邀请人员名单，打印好<会议签到表>，并确认与会人员到场情况。6.会议纪要：会议纪要人如实际工资做好会议记录，发于相关人员；如果会议中讨论产生了待办事宜，需形成《行动计划表》明确责任人、时间和要求，在会议纪要中列明3-5＋1重点工作。7.会场还原：会议结束后,请与会人员自觉关闭会议室的空调、电灯、投影机等电源设备；桌椅归位；白板擦

7、拭干净；个人物品不要遗留在会议室。七、会议的组织和纪律1、会议负责人应根据需要事先做好充分的会前准备工作(如拟定会议议程、材料准备、会场落实与布置、通知与会人员等)。2、会议应有签到表，到位成员依次签字，由会议记录者存档。3、参会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应自觉关闭手机或置于震动档。如非紧急需处理的客户问题，原则上不接电话、不离席。4、会议须限时，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。5、会议负责人指定专人做好会议记录，必要时会后及时整理会议纪要（含会议

8、决议事项），可根据需要印发至领导及有关人员。会议结束后1个工作日内出会议纪要。6、当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。杭