机关文件材料归档整理方法与步骤

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1、机关文件材料归档整理方法与步骤 一、文件材料的收集：1、收集的要求：齐全完整2、收集的范围：（1）自身发文的收集（2）外单位来文的收集（3）零散文件的收集。（分散在各部门、领导人、业务人员手中的文件、资料）（4）帐外文件的收集。（未经文书部门登记，在收发文薄上无帐可查的文件。如各种会议材料、经验材料，领导和有关人员外出开会带回来的材料等）二、归档文件的鉴定（对照归档范围，决定文件的取舍）1、判断文件材料是否归档，主要把握两点：一是“以我为主”；二是“对我有用”，“我”即本机关本系统。2、归档范围：（1）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料。（2

2、）反映本单位基本职能、基本历史面貌的文件材料，涉及到本单位人和事的文件材料。（3）对本单位有参考、凭证、利用价值的文件材料。3、上级文件归档分工：一、区委以上直至党中央的文件，由区委办公室归档；二、区政府以上直至国务院的文件，由区政府办公室归档；三、其他县团级机关和区级部门直属上级机关制发，属于本机关主管业务的重要文件，由各机关和部门分别归档；四、乡镇办事处机关对上级制发的方针政策性文件一律不做永久保存，归入定期保管。三、归档文件的分类（对照分类方案，进行操作）1、公检法、工商、税务等垂直部门可以采用问题或机构两种分类法。2、区级机关一般采用“年度—问题—保管期限”分类法。（1）文件材

3、料多的单位，采用年度—问题—保管期限分类法。如区委办、政府办、乡镇街道办、政府各大部门。（2）文件材料少的的单位，为了防止大量空盒的产生，采用“年度—保管期限”分类法。但同一保管期限内的归档文件必须按党务、政务、业务的先后顺序集中排列。（3）对上级机关应归档的方针、政策性文件（除针对本机关的）一般不要再按问题进行分类，只须按文件责任者、文号排列即可。四、确定保管期限1、文书档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为30年、10年。确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。2、方法（1）分析归档文件的责任者。文件材料保管期限的划分应“以我为主”，即“我”形成的归档

4、文件的保管期限相对较长。这里的“我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其是直接领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。（2）分析归档文件的内容。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。“重要的”主要指四种情况：一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本情况，如年度以上工作计划、总结、综合统计报表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、资产及其他债权债务文件材料；四是涉及本机关人员奖惩、福利待遇。（3）分析归档文件的文种。反映法规政策、重大事件、主要业务活动，具有

5、权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。3、应注意以下几点：（1）重要业务问题与一般业务问题的区别，我们规定，业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属于一般业务问题。（2）重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。（3）纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为重要的和一般的，主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是案件最

6、终处理结果。（4）本机关处理人民来信来访的文件材料。有领导批示和处理结果的定为永久。有其他处理结果的定为30年。对没有处理结果的暂时不应归档。 五、确定归档文件整理保管的单位——件、装订、编页码1、确定件（1）一般以一份文件为一件，每份文件可直接作为一件进行整理保管。（2）文件的正本和定稿合为一件。（3）正文与附件合为一件。（4）转发文与被转发文为一件。（5）来文与复文为一件。（6）报表、名册、图表、简讯、会议记录等按其本来的形式，一个自然本为一件。2、归档文件的装订（按件装订）（1）系统排列，一份文件由几部分组成，装订前应按下列顺序进行排列：正本在前，定稿在后正文在前、附件在后原件在

7、前、复印件在后转发文在前、被转发文在后批复在前、请示在后汉文文本在前、外文、少数民族文字文本在后文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。（2）装订方法10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。永久、30年保管的文件，拆掉金属物，采取下列四种方法中的一种：一是10张左右的文件用固体胶，在文件左上角3到4厘米处粘贴。二是20张左右的文件用不锈钢钢针装订。三是30张以上的文件用不锈钢卡在左上角装订。四是文件过厚的文件在文件左边采用“三孔一线