机关文书档案归档整理方法和步骤

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1、机关文书档案归档整理方法和步骤机关文书档案归档整理方法和步骤机关文书档案管理，是机关单位档案管理工作的重要组成部分，是机关单位中一项不可缺少的重要日常工作。做好机关文书档案整理工作，对于推动机关工作，提高单位工作效率和质量具有重要作用。2000年12月6日中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，结束了文书档案过去以六个特征为主的传统组卷方法，开始了简便易操作的归档文件整理。我县自2002年开始，大部分机关单位文书档案整理适用归档文件整理方法。归档文件整理就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，并使之有序化的过程。在这里

2、，需要理解“件”的含义。何为“件”？“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与签批单、底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。“为一件”就是将文件材料的实体装订在一起，编目时也被视为一条条目。一般情况下，归档文件整理大致有文件材料收集、分年度、分级别、分类别、分保管期限、文件装订、排列、加盖填写归档章、编目、装盒、入库等程序。一、文件收集收集工作就是按照党和国家的有关规定要求，通过一定的方式和手续，把分散在机关各科室部门、个人手中或散失在其它地方的文件材料

3、，集中到单位档案室实行集中统一管理。收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点。我们不仅要重视红头文件，还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等。总之，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。二、分年度分年度就是区分文件材料的所属年度，

4、把不同年度的文件分开。不同年度的文件一般不得放在一起归档。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年，跨年度的总结归入最后一年。三、分级别分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别。四、分类别分类别就是根据

5、本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。问题分类法，就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别，在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出。五、分保管期限机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行。在这里，我们将国家档案局8号令第

6、七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限。永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文

7、件材料。定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、

8、统计、重要专题报告等文件