浅析档案信息化建设中的数据管理

《浅析档案信息化建设中的数据管理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、浅析档案信息化建设中的数据管理【摘要】档案的信息化建设是一个复杂的系统，这其中的数据管理，主要包括了组织、设计、使用、维护、安全控制等方面，关系到许多规范、标准、制定、执行。对档案信息化建设中的数据进行管理，能够提高信息化建设的水平，使档案具有持久性。本文立足于数据管理，详细阐述了数据的组织与设计、使用与维护，以及安全控制问题。【关键词】档案信息化建设数据管理安全控制近些年，随着我国不断推进档案信息化建设的进程，我国数字档案的建设已经初具规模。但与此同时，也出现了以下问题：数据在组织上没有统一的标准，储存格式不一致，集成度低、互联性差、数据的安全问题没有保障等。因此，面对这些

2、情况，就应该对数据进行规范化的组织，制定相关标准，在使用的基础上进行维护，不断提高数据的安全性，从而推动档案资源实现大规模共享的目标。一、数据的组织和设计（一）数据的组织5对档案信息数据进行有效的管理，其前提是对数据进行组织。档案信息化建设中，数据的录入一直以《档案著录规则》为依据。其中的标准在档案的信息化建设中发挥了重要的作用，有效提高了数据的规范性和标准化程度，使档案信息化在局部范围内的建设具有统一的标准。但是，规范具有明显的行业和地域特征，因此数据库的构建格式有很大的不同之处，不能满足大范围的数据共享。想要解决以上问题，对档案的数据进行统一组织，就要做到以下几点：第一，

3、以档案的机读目录格式为依据，对不规范的数据进行规范化处理。举例而言，一项档案的数据记录，应该包括头标、目次区、字段区、结束符等内容，从而使数据具有自我说明能力。第二，数据的再读入、读出，不应该依赖档案信息管理系统，不应该受到计算机的硬件、软件系统的制约。真正使数据具有独立性和完整性，能够长期利用。第三，最大程度上对数据进行整合，解决数据的组织不标准问题，解决数据格式不统一问题，从而避免孤岛数据状况的产生。只有这样，才能够实现档案信息数据组织上的标准化和规范化。（二）数据的设计对基础性的数据进行规范化设计，是对信息数据进行高效管理的另一个前提，能够有效提高数据的共享性和兼容性，

4、从而服务于数据的使用和维护。档案信息管理系统，是新数据的使用和维护平台，能够最终实现对数据的管理。5根据相关的档案管理规范，档案信息管理系统在设计的时候应该遵守计算机软件的设计要求。当然，根据单位的实际情况，在信息管理平台上可以进行科学合理的二次开发设计。虽然有明确的规范作为保障，但是该规范比较笼统，具体的操作规则和要求并没有明确的规定。例如：信息数据的存储格式并没有统一的规定，如果不进行整合和修改，就实现不了数据的共享和交流，导致数据之间存在壁垒。另外，计算机技术、网络技术不断发展，软件系统不断升级，硬件系统更新换代，就导致档案数据由于技术平台的改变而不能读出。二、数据的使

5、用和维护建立档案信息数据的数字化，就是为了方便利用，因此，应该高效利用数据、进行科学的维护。具体来说，要做到以下三点：第一，对已有的档案信息数据进行标准规范的整合，保证信息数据具有完整性、准确性、共享性。即使档案数据处于不同的区域中，也能够实现交换和共享。在利用数据的同时发挥决策管理作用，使档案数据服务达到更高的层次。第二，对档案信息数据进行维护和优化，对于冗余数据进行删除，对于错误数据进行修改，对于新数据进行追加，对于前期数据进行备份。第三，建立数据维护机制，完善数据资源的整合集成体制。将数据的标准化作为一项日常工作进行，延长档案的使用周期，保障档案的质量。三、数据的安全控

6、制5档案的信息化建设，能够向使用人员提供在线的信息服务，极大的方便了用户。但是，也给档案数据带来了保密性和安全性的问题。档案管理部门在对信息进行联网时，要时刻保持谨慎的态度。第一，对档案信息进行联网时，保证各项准备工作已经完成。第二，档案信息进行数字化处理的过程中，对于共享范围作出明确的规定，针对于不同类型的网络采用分别上网的方式，通过加强管理来弥补技术不足。1.保证数据载体的安全在当前，使用最为普遍的数据存储设备是光盘和磁盘。因此，在购买这些设备时，要保证性能优良、质量较好。如果不放心，可以通过拨打电话或查询官方网站的方式进行确认。对数据进行刻录时，要选择先进的设备和刻录软

7、件，这样能够保证数据的完整，使其更加准确。要爱惜使用存储设备，不要出现硬伤。在存放上，要严格控制好温度和湿度。载体安全，才能够保证数据的安全。同时，最好对数据进行备份处理。2.防止网络攻击和威胁5在局域网上，采用用户身份识别的技术进行安全控制。比如设置身份鉴定或自主访问控制，阻止没有经过授权的用户来读取相关数据信息等。在城域网上，对档案信息进行等级划分处理，用户根据数据信息的重要程度来设置访问权限。在广域网上，数据信息安全控制的重点在于防止病毒和恶意攻击。一方面，做好应对网络攻击的准备，发生突发事件时采