2.公文的体式和种类

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1、第二章公文的体式和种类第一节公文的体式公文的体式即公文的内容项目（体）及其结构格式（式）。《国家行政机关公文处理办法》第十条：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》第八条：“公文中各要素标识规则：本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间

2、的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。”一、眉首部分包括版头、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份号、签发人等。眉首一般占文件首页的三分之一到五分之二，用红色横线（党内公文在红线中间加红色五角星）与主体部分隔开。　　（一）版头　　是制发公文的机关在印制公文的首页纸上方专门设置的表明公文所属机关的固定标识。位于眉首上部正中央、发文字号之上。版头的样式有二：一是由发文机关全称或其规范化的简称加“文件”二字组成。这是最常见的版头样式。如“中共中央文件”、“广东省教育厅文件”。不过，这种样式的版头不可用于报告、请示、批复和一般性通知。二是在发

3、文机关名称后加圆括号并在其中标注所发公文的文种名称。这种样式的版头比较适合一般机关单位使用。如“广东省总工会（批复）”。几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，主办单位排在第一位。印有版头的纸称为“版头纸”，简称“头纸”。一个单位一般印有两种头纸，即上行文头纸和平行（下行）文头纸。（二）发文字号简称“文号”，是一个机关制发公文的顺序号。它可作为某一机关之某一公文的代称。发文字号的作用有三：一是便于对收文和发文分类登记及分送交办；二是便于查找引用和检查处理；三是便于收文单位与发文单位之间的联系。发文字号包括机关代字、年号、顺序号。

4、其样式有三：一是“××发〔××××〕×号”。用于党政领导机关的下行文，如“中发〔2006〕2号”、“粤府发121〔2006〕8号”等。二是“××字〔××××〕第×号”。常用于职能部门制发的公文，如“劳政字〔2006〕第9号”等。三是“××函〔××××〕×号”。这种样式的发文字号中机关代字后紧接带文种性质的字样，函、议案、批复之类的公文常用之，如“国办函〔2006〕8号”；批复也可用“××批〔××××〕×号”的发文字号样式，如“粤府批〔2006〕2号”。发文字号置于文件名称之下、横线中央上面。几个机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。没有版头的公

5、文文号，一般标注在公文标题的右下方。编写发文字号要注意：（1）机关代字要避免混淆。如“计划生育委员会”和“计划经济委员会”，就不可都用“计委”作为机关代字。（2）机关代字要做到与版头、落款、印章四统一。10（3）发“通知”时，不可将“通”字纳入机关代字，如“×厂通字〔2006〕第2号”。（4）年号不可简省。如"1998"不可简为"98".（5）年号外应使用六角括号或方括号而不能用圆括号，以便于引用。（6）顺序号前不可加“0”，以免显得累赘。如“×府发〔2006〕06号。（7）机关代字、年号、顺序号的次序不可颠倒。（8）正式公文都要编排发文字号。某

6、些文种如令、公告、通告、布告等可以省略机关代字和年号。（9）联合发文的文号，编主办机关的即可，不必罗列各机关的文号。因为罗列各机关的文号，一是过多地占用版面，显得繁杂；二是看不出主办单位；三是转发、引用时累赘。（三）文件份号也叫“编号”，是同一公文的印制份数的顺序号。通常由六位阿拉伯数字组成，标注于眉首的左上角，一般的写法是：“编号：××××××”或"NO.××××××”。秘密公文要求标注份号，且在发文时予以登记。标注份号的目的是便于发文和查对。（四）秘密等级简称“密级”。凡是秘密公文，都要标明密级。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三等。带密

7、级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为普通件。给秘密公文确定密级，要注意准确，既不要过严，也不要过宽。密级标注于眉首左上角、份号下适中处，使用3号黑体字。标识是“★”，★前标密级，★后标保密年限，如“机密★10年”、“秘密★六个月”、“绝密★长期”。如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为30年，机密件保密期限为20年，秘密件保密期限为l0年。有密级的文件在发送时，应在封套上加盖与文件密级一致的印记。为了保守国家秘密，带密级的文件要由机要通讯部门传递，禁止用平信或挂号信邮寄。（五）紧急程度（缓急时限）这是指对公文送达和办理所

8、规定的时限要求，分为“急”和“特急”两级，还有限时送达的，也归入特急件一类。紧急程度标于眉首左上角、密级之下，采用3号黑体字。同时在寄发