企业电子数据事务规范

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1、企业电子数据事务规范一、起草说明网络和各种电子设备在现代社会人们的生活和工作中发挥着极其重要的作用。一旦发生法律纠纷，电子数据因其带有大量的涉案信息具有重要的证据价值。涉及电子数据证据的案件数量大幅增加，电子数据证据的重要性在办案过程中日益凸显。在此背景下，2012年我国在刑事诉讼法和民事诉讼法修订时均已将“电子数据”列入法定的证据种类。企业应当根据电子数据证据的特性，准确掌握取证、举证、质证等规则，以便更好地应对挑战。实际上，企业在电子数据取证实践方面往往存在困难，在维权中往往不知道如何取证才能使电子数据具有可信度和证明力。在此背景下，上海交通大学知识产权研究中心起草

2、了《企业电子数据事务规范》。制定本规范的指导思想是：第一，坚持从我国的立法现状和司法实践出发，针对企业实际需要，旨在提高企业电子数据事务管理的水平、提高企业法务人员办理电子数据事务的能力。第二，针对当前对于电子数据业务的认识水平以及现行法律法规的规定，注重企业法务人员办理电子数据证据业务与公安机关、司法机关、公证机构、鉴定机构工作的衔接和配合。第三，详略得当，突出重点，既不失可操作性又不显得过于琐碎。本规范主要内容如下：第一章总则，阐明制订本规范的依据，电子数据证据的概念、分类，相关概念的解释、办理电子数据证据业务应当遵循的原则等。第二章内部电子数据管理规范，主要包括企

3、业工作人员在日常业务工作中对电子数据的操作规范和企业内部对电子数据的保密和管理规范。第三章内部电子数据取证规范，主要包括企业电子数据证据的取证方式与流程、临场保护与外围调查、电子数据证据等的收集与固定等内容。第四章企业电子数据取证公证注意事项，主要包括企业配合公证处开展电子数据证据公证业务时在材料准备和实际操作方面应注意事项。二、规范目录第一章总则第二章内部电子数据管理规范第一节员工日常电子数据操作规范第二节内部电子数据保密和管理规范第三章内部电子数据取证规范第一节电子数据证据的取证方式与流程第二节临场保护与外围调查第三节电子数据证据等的收集与固定第四章企业电子数据取证

4、公证规范三、规范正文第一章总则第1条制定规范的目的和依据8为了指导企业高效专业地处理与电子数据证据相关的法律业务，提高企业应对电子数据证据所带来法律风险的能力，根据有关实体法与诉讼法的规定，结合电子数据证据的特点，制定本规范。第1条电子数据、电子数据证据的定义及作用2.1电子数据是借助于信息技术生成、修改、删除、存储、传递、获取等形成的一切数据。电子数据包括电脑文档、手机文档、电子邮件、即时通讯记录、博客、微博、网页历史记录、IP地址、手机短信、通话记录、传真记录、信令数据、电子签名、电子痕迹等。2.2当电子数据用于证明案件事实时，即为电子数据证据。电子数据证据主要存在

5、于电脑、移动存储设备、移动通信设备、互联网服务器等电子设备或存储介质中。电子数据证据可以依据不同标准区分为文档文件、图形文件、多媒体文件、程序文件与数据库文件等，单机数据与网络数据，静态数据与动态数据，数据内容、附属信息、关联痕迹与系统环境信息等。第2条电子设备的定义本规范所称的电子设备，是指由电子元器件组成，且应用一定的处理系统用于生成、修改、删除、存储、传递电子数据的设备，主要包括台式电脑、笔记本电脑、平板电脑、掌上电脑、服务器、手机、数码照相机、数码摄像机、打印机、复印机、传真机、电话机、扫描仪、导航仪、路由器、电视机顶盒、手机基站等。第二章内部电子数据管理规范第

6、一节员工日常电子数据操作规范第3条员工应当遵守国家法律法规等规定的行为，不得实施破解企业软件、访问不安全网站、以各种形式的手段对企业网络实施监听或者破坏等行为。第4条员工日常业务电子数据操作规范5.1员工根据企业设立权限，实施信息浏览、修改或删除等合乎权限的行为，不得未经许可随意泄露企业内部信息，其中包括不得在企业共享磁盘中发布任何不得共享的信息。5.2员工不得使用外部邮件系统处理和工作相关的电子邮件，且不得将该邮件转发至个人邮箱。5.3员工不得随便打开可疑链接、图片、程序等，对于包含以上内容的邮件，直接删除，如有必要打开，咨询IT部门。5.4员工未经许可，不得从互联网

7、下载、员工个人硬盘传送或者以其他方式将任何软件安装至企业电脑。5.5员工应使用企业设备与客户进行数据交换，不得使用私人设备处理与工作相关的数据。如不能在本企业处理工作，则尽量避免在公共场所处理与工作相关的数据。5.6与客户交换的文件，纸质档应附有回执、电子档应附有已阅读回执，确定客户真实获得。第5条员工日常电子数据安全操作规范6.1员工因工作需要与外部交换信息，事先应与对方签订保密协议。因工作需要有电子数据交流时，必须确认对方身份，防止数据外泄。6.28员工与他人交换消息，无论他人是否为企业内部员工或是外部客户等，传输过程中必须使用数字签