单证操作流程方案设计

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1、嘉兴中远物流有限公司单证操作流程方案设计陈舒婷摘要：近几年，物流行业发展迅速。本人在嘉兴中远物流有限公司实习期间，任单证员一职，在实习的过程中，主要从事公司箱运部单证这方面的工作，积累了一定的实践经验。在实际操作中，我发现了公司内部存在了很多问题。因此我想通过本设技来制定一个合理可行的方案，从而明确单证和操作的具体流程，规范在职员工的分工，便于工作中的交流，从而提高工作效率，避免工作的重复性，提高公司的利益，减少不必要的经济损失，更好的服务于客户，以打造优良的公司品牌。关键词：单证；操作；流程；效率1引言嘉兴中远物流有限公司是一家在嘉兴已有21年历程的国有企业，业务范围涵盖乍浦港、

2、上海港集装箱及出口运输代理、代理报关、内装、代理报检等，主要承接上海、乍浦始发，到目的地的海运、陆运出口货物的服务；以及从世界各地始发，货到上海、乍浦的进口一条龙服务。从接到货主的的委托、代理订舱、排载、缮制单证、拖柜运输，到报关、报检、分拨、转运及配送等由公司一手负责。同时公司还与MSC、NYK、HS、COSCO、CSAV、MAERSK等船公司签订了海运代理协议。公司自创立以来，一直用心为客户提供多元化的货运服务，尤为精益求精及亲切殷勤的个性化服务，满足不同客户的需求。本人在箱运部实习，任单证员一职。主要职责：输单，订舱做提单确认件，核对费用，做账开票。2设计任务分析我在嘉兴中远

3、物流有限公司实习期间，接触了货代出口操作流程。在此过程中，我发现经营管理体制存在漏洞，公司员工的分工不明确，这就要求公司设立专门部门，对公司内部进行管理，明确各岗位分工，增加沟通。单证员不仅要与和公司的其他部门配合，还要与船公司合作，而各个船公司对于提单的要求都不相同。因此如果公司高水平、专业性不足的单证员就会造成同个环节反复操作的现象，使工作效率大打折扣。同时，有些单证员工作积极性不高，导致公司利益的的严重损失，公司形象的破坏。3方案初选随着国际贸易的迅猛发展，物流公司彼此之间的竞争也日益激烈，我司只有不断进行市场分析，制定专业化服务方案，提高在职员工的职业素养和工作技能，才能在

4、激烈的市场竞争中成长和壮大。为了解决导致企业效率下降，公司利益受到损害的问题，我设计了以下两个方案，以供分析和讨论：3.1方案一第6页共6页为了提高企业的效率，降低公司利益的损失的情况下，我初步拟定以下方案：（1）制定奖励制，以提高工作积极性。公司日常的业务都是由单证和操作完成的，他们的工作积极性高了，公司的整个业绩也就上去了，所以应根据每月的工作量进行给与奖励，公司可以根据每个职位每月设置一个工作票数基数，如给每位操作的工作基数是每月80票，超出了这个基数按每票10元进行奖励。这样每位职员每月工资就不只只有基本工资科，还可以加上提成，每个人为了工资就会自觉提高工作效率，这样就能提

5、高公司的这个工作效率。（2）引进新的人才，并进行专业化培训，提高公司的专业化水平。公司要招聘相应的专业化人才，在招聘时注重职员的学历和专业要求，多吸收相关专业的大学毕业生，为企业注入新鲜血液，提高人员素养，进而提高竞争力，提升公司的利益。3.2方案二（1）设立专门部门，对公司内部进行管理，明确各岗位分工，增加沟通。各职能岗位在加强交流的前提下明确职责分工。职员是企业的财富，不合理利用会使公司财富流失，所以合理高效利用职员也是企业科学运营的重要方面。公司应该充分考虑现有员工的长短处，本着各尽其能的原则，重新分配职能岗位，让每个人都在适合自己的岗位上把自己的价值发挥到最大。另外，对个人

6、应明确工作范围，防止部分工作因落实不到个人，形成工作死角，是整个业务链条中断，影响工作进度。（2）优化货代操作流程。想要突破现在，扩大市场，提高企业经济效益必须从最基本的东西出发，巩固和优化货代出口操作流程。公司在操作流程上的优化是提高工作效率的有效途径，也是提升公司整体形象最有效的办法。3.3方案的选定以上两个方案，在目的上并没有产生太多分歧，他们的目的都是解决同一个问题。但在实施上我认为第二种方案的准确率较高。首先，第一种方案属于外部的方案。它仅仅是依靠外在的因素来提高员工的工作效率和提升公司的利益，奖励制和招收高学历、专业对口的员工不能从本质上改善公司的状况。在这样的情况下，

7、就需要有一种方法，它可以让在没有金钱诱惑和招聘新员工的情况下也能提高工作效率和提升公司的利益。因此，第一种方案只能解一时的难处。相比之下，第二种方案就比较好。采用的方法是能从根本上解决问题，员工在了解自己的职责后就能各尽其职，少做无谓功，提高工作效率。4方案的详细设计公司单证流程和操作流程是相辅相成的，但是我们只有明确区分自己的职责，才能更加有效提高公司的效益。4.1单证流程4.1.1做提单格式件确认作为单证，在每票单子的实际截单日的前一天就要向客户要提单的OK件，因