货代单证操作流程

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1、货代单证操作流程1.接受到客户的订舱委托书,按照客户的要求的船期和箱型去船公司订舱。等船公司出了箱号以后,给客户出入货通知(写明船名航次,提单号,场站地址和联系人,注明客户在什么时间以内把货物运至场站)。如果客户要求货代找车,请联系好车队,并和客户确认好陆运的价格,把入货通知传真给车队的师傅,安排好时间,请车队师傅去港口背向去客户工厂装货。2.报关:要求客户提供正本的报关委托和核销单,箱单,发票,与客户核实好商品的品名,HS编码,企业在海关所录入的10位数编码,货物件重尺等规格。3.报检,要求客户提供正本的报检委托,箱单,发票,和销售合同书,等客户工厂验货后出通关单。安排通关4.在开

2、船以前和客户确认提单。5.在船开以后给客户传真费用明细,让客户确认回传6.要求客户付款买单。有的客户买单的时间比较急,请和客户沟通好时间,防止影响客户的交单~操作规范一.订舱1.业务将资料明确填写在业务作业单上后交给操作主管,由主管进行登记。主管再将单证派发给各操作员手中。资料要求业务填写数据明确(除浮动部分),不得擅自更改,在开船前确定费用,。2.如果舱位、价格方面出现问题,应及时反馈给主管及业务员。3.在舱位紧张的时候,可向船东先预定舱位。二.请派1.接到船东放箱后,及时传真给拖车请派,冷冻柜要提前联络柜检单。2.在请派单上体现的到柜时间要比客人要求的提前半个小时。3.如果是长途

3、的客人,必须向客人提供司机的手机号码以便联络。4.如果一个工厂同时装几个货柜的,要传真给工厂船名航次,提单号,港口及柜号。5.和工厂保持联络到柜时间,若未及时到柜的,要及时查明原因。6.在装柜过程中产生额外费用的,在确认无法申请后,要告知业务员。由业务员决定如何向客人收取。三.单证1.客人提供资料后,应立即制作有我公司格式的提单样单给客人确认,以客人的OK件再和船东确认提单。2.操作员必须根据OK件先和船东核对提单无误后再发给客人。发到其他公司的传真应一一确认是否收到。3.操作员在向外勤分配单证时,要告知单证的轻重缓急。单证必须在几点送达,如果因特殊原因,不能按时送达的,交给主管进行

4、调整。备注:二程(中转)船期的跟踪及反馈,如果遇到特殊情况应及时应对。每个月各家船公司的船期更改也要及时反馈。四.费用结算1.操作员在确认此票装船后,根据船东的费用单,在开船后一天之内请款,经过主管审核无误后,交给财务。船公司运价尽量由商务部掌握,由操作主管与船公司相关业务人员沟通价格事宜。2.因冷冻柜的制冷费用问题,操作员要及时向相关的拖车公司索要费用以便核对。3.操作员在开船后一天之内要把DEBITNOTE和我司的货代提单发送给代理。4.除了和我公司有月结协议的客人,其他客人一律要所有费用结算清楚后退还核销单。5.操作在下班之前要把第二天早上付款的请款单交给主管。为第二天的操作争

5、取时间。货代单证的具体操作流程(海运)走海运时,把货及invoice,packinglist,booking交到forwarder仓库,还要拿走一份入仓单,请问之后要怎样,入仓单有什么用?是否还要换什么数据提供给客户?  打制订舱单  1.订舱单用下货纸根据货主提供的委托单制作。需要填制的项目有:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY、POR、MARKS&NOS、QUANTITY、DESCRIPTIONOFGOODS、GROSSWEIGHTINKILOS、MEASUREMENT、TOTAL。  2.打制完上述内容后,注明运输条款。在订舱单的右上角打上代理人的电话、传真,并加

6、盖代理人方章,送至配载的船公司。  1.单证必须齐全。  货主必须提供的单据有:合同副本(售货确认书、形式发票)、正本装箱单至少一份、正本发票至少一份、正本出口收汇核销单,出口货物如需海关监管条件还必须提供相应证件。  2.如果货主提供的单据已缮制好,可以从以下方面审核:  A、合同、委托与装箱单、发票上显示的尺码、重量是否一致。  B、合同、委托与装箱单、发票上显示的金额以及币种是否一致(合同金额不小于发票金额)。  C、合同、委托与装箱单、发票上显示的发票号是否一致。  D、合同、委托与装箱单、发票上显示的合同号是否一致。  E、正本单据不许有任何涂改。  F、合同不能是手写,否

7、则用打字机重新缮制。  3.如果货主提供的单据空白,可按下列项目缮制:  A、装箱单主要填制的内容为麦头、发票号码、合同号、装货港、卸货港、品名、规格、数量、毛重、净重。  B、发票主要填制的内容为唛头、合同号、发票号、装货港、卸货港、货物描述、数量、单价、总价。  转报关单据  接到船公司集港通知后,取回下货纸。在集港前一天下午3时前,电话同港务局货运科做集港计划,制下货小条(一式三联)。  A、转至报关行的单据有,装箱单、发票、合同、委托报关协议、报关

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