文书档案管理办法

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1、文书档案管理办法第一条：为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据上级有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条：本办法规定了文书、档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。第三条：本办法实用于公司文书档案的管理及使用工作。第四条：文书档案是指公司在投资、开发、经营管理活动和两个文明建设中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。第五条：文书档案归档要求及时(一)公司实行文书立卷

2、制度，各部门必须指定一人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。(二)综合办专人集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。于第二年四月份按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。(三)凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，均须收集齐全立卷归档。(四)外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。第六条：凡需归档的文件材料，按下列分工

3、进行立卷：(一)上级下行文和公司文件由综合办立卷整理归档。部门业务资料必须进行归档的，由业务部门收集整理立卷，交综合办按档案管理要求按编号归档。(二)由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。第七条：文书档案的归档范围：(一)上级机关的文件材料1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；2、上级机关颁发要求执行的法规性文件；3、代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。(二)本公司制发的材料1、公司在投资、开发、经营和管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各

4、种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改各称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定；聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料；规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。2、公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。3、公司工会、共青团在工作中

5、形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。4、公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。5、公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。6、公司编制的简报、书刊的定稿与样本。7、公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。8、公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。9、地形图及电子文档。第八条：文书档案立卷的基本要求：(一)归档

6、的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。(二)除与本公司有密切关系的(如请示与批复、报告与批复)上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。(三)永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。(四)跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。(五)每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。第九条：下列文件不需归档(一)重份文件。(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。(三)无

7、查考价值的事务性、临时性文件。(四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。(五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。第十条：文书档案、保管期限(一)根据上级有关文件规定，结合公司实际，确定我公司文书档案保管期限为永久、长期(16—20)、短期(15年以下)三类。(二)确定文件档案保管期限的原则是：1、凡是反映公司主要职能活动的基本历史面貌，在公司投资开发、经营乏管理活动中具有长期查考和利用价值的档案列为永久保管。2、在公司投资、开发、经营和管理活动中产生比较重要，并在相当长时乏内有查考利用价值的档

8、案列为长期保管。3、在较短时间内各部(室)要查考和利用的档案列为短期保管。4、档案的保管期限从归档年度算起，已超过保管期限的档案按规定需改乏保管期限的，应从调整年度算起(后附文书档案保管期限表)。第十一条：文书档案案卷质量标准(一)文书档案组卷要求1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之