公司文书档案管理办法(3页)

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1、公司文书档案管理办法一、文书档案的管理1、管理职能（1）文书档案是党政工团及各部门在企业管理工作中形成的具有保存价值的文件材料。它包括党务、行政、工会、共青团工作管理等。（2）文书档案是企业档案的一个组成部分，各职能部门在工作活动中形成的全部文件材料由档案中心集中管理、统一立档，应销毁的统一监销。（3）文书档案管理的主要任务是：把文书部门和业务部门移交归档的文件材料，在文书和业务部门立卷的基础上，按照规定的要求进行分类、加工、整理和保管，为企业各项活动提供参考利用。（4）必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，严防文书档案失密、泄密现象的发生。2、管理办法（1）实行文书档案集中统一管理的原则。文

2、书部门和业务部门形成的文件材料应按归档制度及时移交归档，不得散存在科室和个人手中。（2）编制必要的文书档案目录、索引等检索工具，供查阅时利用。（3）文书库房应做到防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠。做到办公室查阅与库房分开，以保证档案安全。（4）要定期检查保管情况，对破损变质的档案应及时修补、复制，并做其它技术处理。二、文书档案的归档范围、时间1、归档范围党政工团、财务审计、劳资、组织、物资供应、计划统计、宣传教育等各项工作中形成所有文件材料均应归档。2、归档时间文书和有关业务部门应在每年6月底以前将上年形成的案卷向档案中心移交归档。三、文书档案保管期限1、文书档案的保管期限，原则上分类

3、短期（15年及以上）、长期（10－50年）和永久。四、文书档案的归档要求1、应归档的文件材料要按照文件的形成特点，，保持文件之间的历史联系，分类立卷（限按同一事件、同一人物、同一任务、同一性质的工作组卷）区别不同保管价值，使案卷能正确反映本单位活动的基本面貌，便于保管利用。2、归档文件材料的种类，份数以及每份文件的页数应齐全完整。3、应将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。密级文件单独立卷。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度文件应放在结案年代；长远规划，计划等文件放在针对的开始年代；跨年度的会议文件放在会议开幕年代

4、：跨年度的请示与批复放在复文年代，没有复文的放在请示年代立卷。5、卷内文件应按批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序，以文件的时间或文件重要程度先后排列，做到条理清楚。6、文件排列好后，去掉文件上的钉书钉等金属物，对破损的文件材料应进行修复，字迹扩散的应复制并与原件一并立卷。7、在文件每页的正面右上角，背面左上角（背面没有字迹不编），用铅笔编写页号，固定位置。8、永久保存的文件的左侧以三线孔装订，不要压住字迹，结头结在背后。短期保存的案卷可不装订，在每份文字的左上角用细线装订好排列即可。9、填写卷内目录和备考表，卷内目录一式两份，一份放在卷首，一份留存。备考表一份附于

5、卷末。有关卷内文件材料的说明情况填写备考表内，注明立卷人，立卷日期。10、拟写案卷标题，要求具备责任者（或时间）、内容（或问题）、名称（文种）三部分，确切地反映卷内的内容，案卷封皮应逐项填写清楚。11、案卷成立后，划分保管期限并以保管期限的不同，案卷内容的重要程度排列案卷顺序并编写案卷号。12、凡归档的文件材料，一律用钢笔并碳素、蓝黑墨水书写，不得使用油笔或铅笔。13、档案中心有责任对有夫部门的立卷工作进行督促、检查和指导，对不符合上述要求的归档文件材料，档案中心有权要求归档单位重新整理。五、文书档案的利用1、编制案卷目录，专题目录，全引目录，以硬于查找利用。2、本公司职工因工作需要需查阅文档

6、时，应经档案主管部门领导批准。查阅党务档案，必须是中共党员。3、外单位查阅文档时，须持单位介绍信，注明查阅范围，并经我公司主管部门领导批准。4、原则上文档不予借出。因特殊需要，须经档案中心负责人批准，填写借阅登记本。5、查阅完毕，均应填写利用效果登记单。6、需要文件材料的复印件时，应经档案室主任批准，并做好登记。7、借出的文件或文件的复印件，需严格防止丢失、失密。若丢失或失密，应及时向公司领导和档案中心报告，并视情节给予适当处理。一切后果由失密者和丢失者负责。8、要爱护档案，不准在档案上面勾划、涂改、圈点、撕页、拆页等。对违者酌情进行批评教育，经济处罚或行政处分。六、文书档案的鉴定和销毁1、文

7、书档案的鉴定（1）定期将己超过保管期限的文书档案进行登记造册。（2）鉴定销毁文件由企划部、政工部、档案室中心和有关业务部门组织鉴定小组，共同进行。2、文书档案的销毁销毁文件材料或文书档案，应由档案室和保密委员会指定人员负责监销，防止档案遗失或泄密。监销人要在销毁清册上签字。七、文书档案的统计档案室应建立档案的统计制度，对档案的按收、移出、利用、人员、设备、数量等情况进行统计，并按照规定向主管机关报