论医院档案归档制度的建立与完善

《论医院档案归档制度的建立与完善》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、论医院档案归档制度的建立与完善【关键词】医院管理；档案管理；归档制度　　医院档案管理是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在医院建设和医疗事业发展中发挥着越来越重要的作用［1］。档案管理工作的好坏，直接影响医院本身的形象和荣誉。但是现时期医院档案管理工作还存在很多问题和不足，不仅降低了查找、阅读、管理档案的效率，也在一定程度上影响了医院的全局工作。因此加强医院档案管理工作在医院全局管理中具有非常重要的作用和意义，而建立和完善医院归档制度则是档案管理中不可或缺的重要内容。　　1建立档制度势在必行　

2、　做为一个科学性、政治性、服务性、专业性较强的行业，档案事业同其他各行各业一样，也需要实行标准化，制定各种标准，作为开展工作的依据和准绳［2］。档案室是集中统一管理本机关档案的机构。机关档案室的收集工作是文件归档管理工作的第一道关口，是依照各项归档制度来完成的［3］。因此，建立科学适用的归档制度，不仅是单位文件处理部门和业务部门做好文件归档工作，及时地、科学地移交档案的重要依据，也是档案部门取得档案，监督、指导和检查本单位各部门文件归档工作的必要手段。所以建立和完善归档制度，势在必行。只有建立和完善了归档制度，才有可能保障档案管理工作与医疗业务工

3、作的同步发展。　　1.1建立归档制度是规范文件归档工作的需要建立归档制度，是做好档案工作的前提和条件，是做好文件归档工作的需要，也是保证档案质量、数量、利用以及便于进行档案管理的重要手段。在未建立归档制度时，每项具体工作都去翻阅有关法律、法规、条例、办法，不仅工作效率低，而且由于法规中相关内容涉及面广，针对性不强，难以满足需要，造成理解片面，执行制度时无从下手，甚至有时断章取义，凭主观经验盲目理解，造成工作失误。为了进一步规范文件归档工作，我们应结合单位实际建立一套比较科学、完整、系统、切实可行的归档制度。它不仅能够规范文件归档工作的内容、形式、

4、方法、步骤，同时也规范了档案工作人员从事档案工作的思想和行为，也是为医院积累档案财富的重要保证。　　1.2建立归档制度可以提高工作效率建立有针对性的文件归档制度，规范了文件归档工作中由于涉及面广而出现的理解方面的差异，很大程度上解决了制度执行不到位问题。例如：我们医院实行的是部门立卷制度，在归档时间这个问题上，我们采取了分时间段归档的制度。首先根据工作性质，把归档部门分为党务、行政、医技三大系统，再根据单位归档文件的数量、归档顺序等因素规定其归档时间。归档时间分别定为党办、院办、人事科等部门每年的3月底前必须完成整理归档移交工作；纪检、工会、团委

5、等部门在4月10日前归档移交；医务科、护理科、保健科等部门在4月20日前归档移交；鉴定科、财务科、后勤管理科等部门在4月30日前归档移交。实现了文件归档工作忙中有序，既避免了因归档时间冲突而导致的归档手续、质量等问题，又保证了归档文件符合规范要求，大大提高了工作效率。　　2及时完善归档制度的是保证归档制度顺利实施的关键　　在归档制度实施过程中，由于新内容、新问题的不断出现，若对制度修订完善不及时，会出现诸如制度滞后、条款缺失、制度执行不规范、归档文件不符合要求、归档不按时等问题，影响档案的标准化要求和有效利用。　　2.1对制度中缺失条款应及时补充

6、随着社会的发展，档案事业也已进入一个高速发展的阶段。新内容、新问题、新方式曾出不穷。无数先进的科学技术让我们感觉到前所未有的压力和挑战。固有的模式和制度不仅难以适应发展要求，而且还束缚了各项工作的开展。因此，完善归档制度首先应包含对制度中缺失条款的及时补充。如：我院当时制定归档制度时，电子文件尚未普及，由于不具备一定的硬件设施和人才，所以制度中缺少这些内容。随着档案管理现代化的普及，我们补充制定了电子档案形成、保管、接收、管理一整套制度，使电子档案逐步走向了规范化管理。　　2.2建立预立卷制度归档制度中对归档文件的质量要求内容较多且容易出偏差。但

7、如果不重视文件的接收或签发、传阅和审批、收集和整理等前端控制工作，在办理归档手续时，就会出现更多不规范文件，有时甚至无法弥补。如：对归档文件的纸质材料、纸张大小、字迹材料等内容的规范要求；对归档前文件资料的破损修复要求；对文件归档时每件的排列顺序、规范要求等。对此我们建立预立卷制度，着重强调前端控制工作。具体内容包括：每个部门在文件正式归档移交前10d，先按制度规范整理文件，送交档案部门，有档案部门按归档制度要求检查收、发文件登记是否齐全完整；文件收集、临时性活动资料收集是否规范完整；每份文件是否生效；每份文件材料的排列是否规范；每份文件材料的字

8、迹、用纸是否符合归档要求等内容，然后根据检查情况分别给予指导和建议，使各归档部门能够及时纠正、弥补差错，以确保在正式归档时间内严格按照归