资源描述：
《高校基建档案信息化管理工作探析的论文》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。
1、高校基建档案信息化管理工作探析的论文摘要:通过对高校基建档案的特点、问题以及管理现状的分析,明确了基建档案信息化管理的必要性,并为此提出了相应的运行方式。 关键词:高校基建档案信息化 高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类,随着高校基础设施建设的蓬勃发展,也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售,还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设
2、规模的不断扩大,产生了大量的基建档案,这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分,不仅记录了学校建设发展的历史轨迹,更是筹划未来发展规划的可靠依据。 一、抓住高校基建档案的特点 是提高其档案信息化管理工作的核心 档案的利用日益频繁,基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势,因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化,对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求,所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化,是应用现代化的科学技术和设备,采用科学的管理方法管
3、理档案信息资源,是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点,是基建档案管理现代化的关键所在①。.cOm构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等,基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的,其特点表现为: 1.基本建设项目档案材料来源的广泛性 基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收,基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程,以及材料、设备供货单位等,使基建档案的材料来源具有广泛性。 2.基本建设项目全过程的完整性 基建档案在基建项目建设过程中,包
4、含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料,以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。 3.基本建设项目档案数量的庞大性 基本建设项目由于投资规模大,参与单位多,涉及专业广,以及项目归档文件套数多等因素,使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。 4.基本建设项目专业内容的复杂性 基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容,
5、这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。 5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性 基建档案是在基建活动中产生的,它真实地反映基建工程内容、过程和特征,相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时,作为基建档案的特殊性,一般建设项目在竣工验收时,多数只按竣工检查整理好的资料用于验收,当验收工作完成后,经过整改,还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理,因此,这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。 6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性 一份完整的基本建设工程(项目)档案,是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可
6、少的依据,因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸,可以更为直观地反映建筑物的内部构造,所以在利用时是其他文件所无法替代的。 二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题 真实地体现出基建档案信息化管理的必然性 长期以来,受档案保管和利用环境的制约,许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后,丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”,档案馆“门前冷落鞍马稀”,馆藏逐年递增,但档案利用率却没有同步增长,大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差,可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享,长期以来这种状况不但严重影响
7、基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑,而且严重影响档案工作的作用和地位,不利于基建档案事业的可持续发展。其问题简单概括为以下两个方面: 1.建档质量不高 有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清,对收集到的资料不能及时进行整理、分类,往往简单装订、随意放置,这样不能保持其成套性、准确性、系统性,直接影响了档案的内在质量②。 2.纸质档案利用存在弊端 档案的利用是档案工作的最终目的,档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说,提供档案利用的方式有三种:第一,以档案原件提
