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1、浅析会计电算化环境下的内部控制的论文 【摘要】随着计算机、网络等信息技术在会计领域的广泛应用,实行会计电算化管理的企业越来越多。文章初步探讨了电算化环境下内部控制的新特点与新问题,并就如何加强和完善电算化系统的内部控制提出了建议。 【关键词】会计电算化;内部控制;措施 内部控制一般包括内部管理控制和内部会计控制。电算化会计系统的内部控制则是内部控制的特殊形式,也是内部会计控制深层次的发展。随着科学技术和网络技术的发展,电子计算机数据处理技术在会计领域已得到广泛的应用。2005年5月份沙曲矿开始组建局域网应用重庆林木森企业之魂会计核算软件,开始了
2、简单的会计电算化工作,在此基础上到2007年年底利用网络技术运用北京用友u8软件进行会计电算化工作,到2009年运用北京erp智能会计核算系统和oa网络无纸化办公系统,逐步实现了以电子计算机替代人工记账、结账、报账、自动检查勾稽关系以及会计信息的统计、分析、判断甚至提供决策的过程。它的应用使会计数据处理的速度加快了,核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,并且使会计人员从繁重的手工会计工作中解脱出来,但也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题,加之会计电算化系统内部控制的局限性,就如何加强会计电算化内部控制在信息和科学技术迅速发展的今天显得尤为重要。
3、 一、会计电算化系统对内部控制的影响 (一)内部控制形式的变化 由于计算机运行具有快速、稳定的特点,并按照特定的控制程序,具有很强的逻辑判断与逻辑推理能力,使内部控制的形式发生了很大的变化:第一,原手工操作的编制科目汇总表,凭证汇总表,资产与负债试算平衡,相关费用、成本的结转,账簿的登记,总账和明细账的核对等,这些内部控制措施在实施电算化后已失去了存在的必要性;第二,原手工操作下的一些内部控制措施,在实行电算化后转移到了计算机内部,如记账凭证借贷金额的平衡,各科目发生额的平衡,各账户余额的平衡检查,本表、表与表之间平衡检查等。.由此可见电
4、算化会计的许多内部控制方法主要是通过会计电算化软件实现的。因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一制度控制变为计算机控制为主,人工控制为辅的人机控制相结合的形式。 (二)内部控制内容的变化 随着现代化信息技术在会计领域的广泛应用,企业利用电算化带来便捷、准确信息的同时,也给电算化环境下的会计工作增加了新的控制内容:主要有电算化硬件的配备、维护、管理的控制;软件的购置、安装、调试、维护,以及修改、升级、软件更换控制;电算化会计主管,系统管理员、软件操作员的岗位责任控制,以及会计电算化操作控制;会计数据存储保管档案的管理控制等。 (三)内部控制
5、重点的变化 手工系统内部控制的重点是对会计岗位职务分离的控制,会计基础规范的控制,业务程序的控制,记账凭证传递、保管的控制,记账程序的控制及账证核对、账账核对、账实核对、账表核对的控制。会计电算化环境下内部控制的重点放在原始数据输入计算机的控制、会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制、系统的安全控制等方面,控制的要求也更加严格。 (四)内部控制工具的变化 手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器,计算过程每运算一次要重复一次。由于不能存储运算结果,会计人员边运算边记录,工作量大、速度慢。电算化系统使用的运算工具
6、是电子计算机,数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果,人只要输入原始数据便能得到所预期的信息。 (五)内部控制信息存储方式的变化 手工系统的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困难。电算化系统除必要的会计凭证之外,均可用磁性材料(磁带、磁盘等)作信息载体,它占用空间小,查找方便,保管容易。 (六)内部控制人员的变化 手工系统中的人员均是会计专业人员,其中的权威应该是会计师。电算化系统中的人员将由会计专业人员,电子计算机软件、硬件及操作人员组成,其中的权威应该是掌握会计电算化高级知识的会计师。 二、会计电算化系统内部控制
7、存在的局限性 在电算化会计系统环境下,有形记录与手工会计系统相比大为减少,沙曲矿为避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险,企业全部的经济业务均记录在纸张之上,每年度打印会计账簿装订成册。但账务处理的相关数据文件存储于计算机或硬盘等电子介质上,特别是在硬盘或其他电子介质上更改数据不会留下任何痕迹。这样对会计数据的真实性、有效性和完整性造成了威胁,一旦出现舞弊行为,后果将是不堪设想。目前,在会计工作实践中,会计电算化系统内部控制存在的问题主要表现在以下五方面。 (一)受管理层干预的影响大 任何一项制度都是企业管理和发展的需要,内部控制作为管
8、理的一个组成部分,它理所当然地按其管理人员的管理意图运行,尤其是单位负责人的决策更是起决定作用
