提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化

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1、提高档案管理人员素质,做好档案管理科学化　摘要：档案管理在经济建设和社会各项事业中的作用凸显，且日益受到广泛的关注，要求人员素质高、设备先进、网络建设完备，建立合理有效的、可操作性强的方案，解决现实中的具体问题，寻求解决的方法，推进档案管理的规范化、标准化、信息化进程。　　关键词：档案管理；人员素质；科学化建设；存在的问题；解决方法　　中图分类号：G271　5档案管理存在的问题　　目前，档案管理部门仍然存在着为保管而保管，重保管轻利用的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益的

2、旧观念，还存在着闭架借阅、你查我调的做法。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得档案管理领域不断出现新情况、新问题，特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐，缺乏开放和创新意识，成为制约档案信息化建设的重要因素。　　5.1档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规则　　领导干部和档案管理人员对档案管理工作的重要性的认识不足，档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则，造成了档案管理工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果的不良后果。　　5.2档案管理方法滞后　　由

3、于领导干部缺乏对档案管理工作重要性的足够认识，财力投入少，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，跟不上日益增长的档案利用需求；虽然购买了先进的档案管理设备，但由于档案管理人员技术水平低、操作不熟练，导致先进设备没有起到应有的作用，致使档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要，档案管理工作滞后。　　5.3档案管理缺乏制度化的管理程序　　档案管理不规范主要表现在：档案收集、整理、利用不规范，档案综合管理力度不高。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明

4、确，主管领导不够重视，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。　　5.4档案存储成本高　　由于档案储存数字化工作才刚刚开始，纸质档案较多。由于纸质档案极易受到外界环境的损坏，难以永久保存和备份，占用空间大，仓储费用和管理成本高。　　5.5档案管理模式简单　　现阶段档案管理模式主要采用计算机辅助管理的手动模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，工作效率低，档案资源不能得到充分利用。　　5.6档案查询困难　　在手工查询档案信息的检索过程中，纸质档案给检索

5、调阅带来了诸多困难，存在着查询途径不够全、查全率低、查准率低的现状，容易出现档案丢失、损坏或无法找到所需的档案，不能充分的利用档案资源，难以提供优良的服务。　　6档案管理科学化的解决方法　　档案是历史的真实记录，档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响档案发挥最大效益，档案科学化管理意义重大。虽然全国各地对档案管理都给予足够的重视，各部门也积累了丰富的经验。但是，由于档案管理工作繁琐枯燥，致使其存在着诸多问题迫切需要解决。为了使档案管理工作进一步规范化、标准化、信息化，笔者建议采取以下

6、措施：　　6.1建立健全档案管理制度　　档案种类繁多，形式各异，要实行科学管理，就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，加强硬件的建设、建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档，专门库房、专柜存放档案，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，做到科学管理，排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，严格档案借阅手续，防止分散流失。　　6.2做好公文的制发和文书处理工作　　档案是由公文转化而来的，公文制发决定档案的质量；文书是

7、档案的来源，档案是文书的归宿，因此，公文的制发要统一、规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式符合要求，履行签发、审批手续；各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晰，有利于长久保管利用；使用文种合理、格式规范、行文标准，实现档案管理的科学化。　　6.3加强电子文件和声像档案的储存、管理和保护　　随着计算机和信息技术的发展和办公条件的改善，在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录的声像档

8、案，以及计算机处理的电子文件。它们是档案的重要组成部分，与传统纸质文件有很大的差别，电子文件使用软磁盘保存，声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。因此选择高质量的软盘，加强声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格保管、借阅、利用的制度，并将软盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里；力求妥善保管，长久保护和利用。　　6.4实施以我为主的立卷归档原则　　我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个