论档案管理的问题及人员素质的提高

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1、论档案管理的问题及人员素质的提高　　一、引言　　中国是全世界较早拥有档案管理工作的国家之一，也是档案管理文献最多的国家。中国几千年的历史，各个朝代政府对档案管理工作都非常重视，在封建王朝就有相对健全完善的制度。档案作为一种历史记录，在当前的社会条件下，随着国家经济发展、社会和谐、科技进步，信息含量也迅速增大，面临着前所未有的挑战。在各项改革逐步完善和深入的今天，档案不仅仅能影响一个国家、民族、单位稳定发展，更是一个群体能否实现作风建设和思想健全的关键。档案管理人员从事的档案管理是档案工作中最为基础的工作之一，并且在各行各业中体现出不可替代的作用。当前档案工作的开展也对档案

2、管理人员提出更高的要求。本文试从实际出发，浅析当前档案管理面临的问题，并针对档案管理人员素质及其提高做进一步的研究。　　二、档案管理面临的问题　　（一）管理手段落后　　我国当前大多数档案管理都是借助国外优秀经验，以信息管理为例，其为档案管理人员提高工作效率、保障档案真实性提供了工具和手段。从管理上来讲，档案管理又是一种具有政治性和机密性的工作，因此在实际工作中要求要有专门的管理和单独的资料保存方式。因此，在现实要求和条件下，当前大多数档案管理的手段还不够成熟、相对落后。　　（二）信息把握程度不够高　　当前管理档案面临的最突出问题首先是档案材料内容的把握。实践中档案材料存在

3、着与现实内容不符合的现象，例如在人事档案中记载人员的出生年月有公历也有农历记，不统一，年月记录格式也不统一，对于入团或入党时间记录模糊不清、时间顺序先后不合理等等。这些都集中体现了信息把握程度的不成熟、不准确。　　（三）档案利用程度不高、面不够广　　我国当前的档案管理制度，特别是人事档案管理制度相对不成熟，也使得档案管理中档案的利用程度不够成熟、档案的价值利用率普遍不高、档案材料的利用面也不够广。而由于现实原因，有部分档案管理工作还无法完全信息化。这对档案的检索和查阅造成了无法估量的影响。另一方面，档案的作用价值宣传也没有完全实现推广，这对档案的利用率也造成不良的影响。换

4、个角度看，整体社会对档案使用的认识程度也不够高，档案管理人员在推广工作上的精力也相对较少，这进一步加剧了上述问题的凸显。　　（四）材料缺失　　资料整理是档案管理的重点。考核考察表与个人履历表成了当前人事档案管理中的关键，除此之外还有培训资料、奖惩资料等等归档资料。这些资料的归档在实践中却无法完全按时按章完成，特别是加盖公章的审核材料，不少在年检的时候还无法及时归档。另一方面，由于现实的各种原因，如人员交流学习、领导干部身兼数职等也容易导致管理档案的材料缺失。这些都使得档案管理材料缺失成为档案管理工作面临的一个挑战。　　（五）管理人员素质因素　　当前档案管理人员的素质已经逐

5、步影响并深入到档案工作的各方面。主要体现在三方面：一是，人员缺乏专职专岗管理。当前，档案管理人员相对较少，多数单位的档案管理人员是兼职人员，而兼职的不稳定容易给档案管理工作的持续性带来不良影响，甚至影响工作效率。流动性强也使得当前部分档案管理人员的工作责任心不强，服务意识相对薄弱，经验也相对缺乏。这些也是上述其他原因的直接影响者，使得档案材料归档不及时、利用程度不够广、档案管理材料缺失；二是档案管理制度和体系不完善。档案管理制度与体系的建立需要各方面的支持，当前不少管理者对档案管理的科学化和制度化还存在认识不足的情况，这也直接导致档案管理体制建设的长期停滞不前。而制度与体

6、系是影响档案管理的根本所在，特别是监督管理机制，必须健全完善相应的档案管理制度和体系，唯其如此才能将档案管理工作做好；三是，档案收集工作意识不强，导致档案收集管理工作不够完善。当前不少档案收集工作还必须得依赖于个体自我收集再进行归档，这容易导致档案无法及时归档。而究其原因是人思想意识的不充分。不少人认为归档的资料可归档可不归档。这种思想意识也使得制度建设、体系建设难度随之加大。　　三、提高档案管理人员的必备素质　　随着科技发展，档案作为历史记录的信息和知识载体成为经济发展、社会进步的重要资源。档案管理随之也成为各项工作开展的关键之一，而作为一种技术性较强的专业工作，档案管

7、理借助计算机网络技术也随着社会发展在不断进步，这要求档案管理人员素质也必须相应提高。此处所指的必备的素质主要指政治素养、理论水平以及实践能力。针对上述的素质要求，此处结合实际工作经验对档案管理人员素质的提高提出一些建议。　　（一）政治思想素质的提高　　档案管理作为一种服务性工作，服务性也是档案工作发展进步的基础。作为与其他工作紧密联系在一起的档案管理工作，必须要求档案管理人员有强烈的责任意识和过硬的政治素养。此处的政治素养主要包括：一是要有较强的工作信念和正确的职业理想，并且有一定的政治敏锐性和严正的政治纪律性；二是能够有良好