谈企业档案信息化系统的目标及实现

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1、谈企业档案信息化系统的目标及实现[摘要]档案信息是企业原生信息源，随着经济发展它的重要性日益显著，计算机和网络的迅猛发展和广泛应用，使信息和传递方式发生了根本性的变革，为此档案部门通过计算机网络及时准确地向企业各部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，实现档案管理工作为企业经济效益最大化服务，这是企业档案信息化系统的最终目标。　　[关键词]档案管理　　　　一、全面系统采集有效信息，是保证系统目标实现的前提　　为实现企业档案信息化建设的目标，应建立一个档案信息资源丰富，现代化水平较高的档案管理体系，实现信息的全面/自动/实

2、时采集，根据完整性/准确性/适应性等标准及时对系统自动采集到的信息进行鉴别和筛选，将文件保存在相应的档案信息数据库中，电子档案正式形成。　　二、准确加工处理信息是保证系统目标实现的基础　　未经加工处理的档案信息，要么偶尔发挥作用，要么沉睡在档案数据库中不为人知，在真正意义上实现档案信息化建设为企业经济利益最大化服务的功能无从谈起，因此，只有从企业档案信息化工作的完整意义出发，针对一定题目，对分散无序的信息进行加工，使之有序化系统化，才能实现系统的最终目标。　　三、多形式输出档案信息是保证系统目标实现的关键在企业档案信息化系统中，全

3、面系统采集有效信息，并对其进行加工，主要是为实现信息的有序化存贮，是为实现系统目标做好准备工作，系统目标的实现关键还在于：以何种方式不失真不滞留地将档案信息输出给广大用户。　　1.开展广泛的档案信息网上借阅服务　　现代信息技术的应用，可以方便快捷地满足利用者对档案信息的需求，可在局域网上设立档案信息网站，建立用户界面友好查询系统，完成档案的查阅，对内部用户，根据用户权限以数字化的形式通过局域网为企业各部门提供必要及时可靠大量的基础性原生档案信息，满足各部门日常工作自动化过程对信息的需求，为各部门的信息开发利用工作提供基础条件，充分

4、实现档案信息共享，对整个企业的信息化工作起到支撑作用。　　2.举办网上档案展览　　通过内部局域网，举办网上档案展览，网上展出的档案信息可以按专题组织，是较为集中系统的材料，在内容上，具有先进性和代表性，在选材上，依据展出的目的不同有所差异，主要是为科研生产和以宣传教育为目的的展览，利用档案信息的真实性原始性的特征，充分表明档案信息在企业发展中所起到的重要作用。　　3.注重档案信息咨询服务　　咨询服务是档案人员根据利用者的需求，以馆藏档案信息和有关知识，帮助利用者解决难题的一种智能服务，咨询服务对档案人员的要求较高，不仅要具有丰富的

5、档案知识，还应具有一定的科技知识，并且要认真负责，谨慎从事，对于涉及政策权益机密的咨询，应准确处理好保密与利用的关系。　　四、加强反馈控制是保证系统目标实现的手段　　企业档案信息化系统的反馈，是信息化系统输出的档案信息，经过与外部环境作用后，输出效果返回档案信息化系统，并由此引起系统各项工作内容，规章制度的调整，更好地实现系统目标的过程。　　1.搜集反馈信息　　全面准确的反馈信息是实现反馈控制的首要环节，反馈信息获取渠道一是建立利用情况网上登记制度；二是深入基层随机走访用户；三是定期向用户发放利用情况调查表。　　2.对积累的信息分

6、析整理，宣传档案信息化工作取得的成绩，总结存在的不足并提出整改措施　　五、总结　　随着企业进一步走向市场，档案部门应把档案信息化系统中的反馈控制与企业各职能单位的职能控制有机地结合起来，并为职能控制提供必要的条件和良好的服务。档案部门必须定期反馈控制工作加以总结，是否齐全准确，定期分析整理是否客观全面，典型的事例宣传力度是否足够，对于不足的整改措施是否有效，以便对档案信息化系统的反馈控制工作加以控制，保证实现系统预期目标。中国.L.