浅议档案管理自动化网络建设

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1、浅议档案管理自动化网络建设浅议档案管理自动化网络建设　近年来，我国网络发展突飞猛进，对各行各业的传统工作方式和管理模式造成极大的挑战，同样对档案管理工作也带来巨大的变革。为适应飞速发展的信息时代的要求，必须把档案管理馆（室）自动化网络建设提高到重要议事日程来抓。只有这样才能在这科技经济日趋全球化的今天，打破室与室、馆与馆、国与国之间信息传播的局限，尽快实现信息资源的共享。笔者认为，要建设以计算机通信即使为基础的档案管理自动化网络，必须做好以下六项工作：　　一、加强对档案管理自动化网络建设的领导.L.　　要把档案管理自动化

2、网络建设的领导方案纳入国家和各行各业自动化建设的发展规划，并与其同步发展，从经费、物资上得到保证。　　二、加强档案队伍建设　　要针对档案管理自动化网络建设的需要，建立高水平、高技能的现代化管理机制，培养出一支能够适应新形势要求，掌握计算机操作、数据录入、数局库管理、多媒体和网络管理基本技能的高素质专业队伍。　　三、加强档案基础设施和制度建设　　档案基础性工作，主要包括文件材料齐全完整，档案整理标准规范，数据录入及时准确等。档案馆（室）数据库建设的标准化、规范化决定了档案管理自动化、网络化。因此有计划地建立各种数据库是一项

3、重要而艰巨的任务。各级档案部门必须做好档案的收集整理和数据库录入工作，减少数据的损失，重复和分散，提高信息含量，实现资源共享。随着档案管理自动化的实现，档案的安全保密工作将从库房管理控制有形的实物，转变为网上管理控制无形电子文件的网上安全传输等等，仅靠传统的档案管理制度，以确保档案管理适应新形势的需要。　　四、加大对自动化设备对技术的投入　　由于网络应用的推广，促进了办公自动化的进一步发展，人们将要逐步实现无纸化办公。机关、企事业单位档案室信息的产生点，是要把档案信息资源用活、用足，就需要及时进行档案信息编辑，企事业单位

4、相继建立了自己的局域网，在单位内部实施网络化管理，人们在工作实践中产生的大量电子文件正逐步进入档案馆（室），而大量以纸质为载体的档案将不同程度的被电子档案所取代。据了解，大多数档案馆（室）都开始在收集纸质档案的同时收集电子档案。为解决传统办公模式中由于纸质档案进行传递所造成信息交流不畅，大量办公文件归档后存放困难以及多部门进行工作协调是效率较低等问题，要结合自己的工作实际引进开发档案管理自动化系统。档案管理自动化系统不仅能对一般文件进行管理，也能够对图表、图像、声音等非结构化的数据进行管理检索，还可以由档案部门管理人员直

5、接在计算机频幕上审阅归档单位积存文件，对电子文件中不具有保存利用价值的进行删除。对有不同保存价值的文件确定保存日期，并在个份文件上注明。由于计算机随时可以迅速对电子文档中的单份文件从任务角度进行检索，既省时又省力，所以在电子文件转化为档案过程中，管理人.L.员不必再去分类、组卷。　　五、加强电子档案的技术保护　　电子文档存储载体容量很大，电子档案的软盘、磁盘、光盘的构架长度与占用空间是很小的，档案库房的的管理相对也比较方便。但是，电子档案在保管条件上与纸张档案相比，要求更严格。对防尘、防火、放光、防磁等条件更严格。档案必

6、须放在专用库房中，对库内温、湿度进行严格控制，并配置防高强度磁场、电厂等设施，还要严格防范计算机病毒等等。　　六、广泛运用科学技术，加快实现档案管理自动化的步伐。　　科学技术的进步和管理水平的提高将从根本上决定我国现代化的进程，档案管理工作的重点从档案的实体管理逐渐转移到档案信息管理上来。主要表现在以下三个方面：一是计算机网络技术为档案管理自动化创造了全新的思路，文件不再以纸质形式运转，而是通过计算机处理后，以电子邮件的形式发送，以电子文件形式归档，档案馆（室）变为档案信息控制中心，网络中单个档案馆（室）所能提供的信息，

7、不再仅仅是一个档案信息库中的信息，而是网络系统中所连接的所有信息库中的信息，档案信息逐步向数字化变化，从个方面而讲，档案以变为虚拟档案，档案馆（室）也可以称为虚拟档案馆（室）。二是计算机技术使档案管理工作由传统的手工管理向自动化管理转变，计算机已经从辅助性工具逐渐成为档案化管理的技术支撑。档案工作重点从档案实体管理逐渐转移到档案信息管理上来，将使档案馆（室）的信息更趋精确、完善，档案从整编、编目、检索到提供利用等，都通过计算机技术运用实现自动化。三是多媒体技术推广了档案管理自动化的水平，多媒体技术能对文字、照片、图像、声

8、音等各种媒体进行综合处理，能使档案由分散管理变为集中管理，使服务手段实现现代化。多媒体信息检索与普通检索相比，增加了许多检索点和检索要求，用户可按自己需要，向系统提出图形、图像、声音等多媒体信息的检索要求。多媒体检索无疑将档案的查全率和查准率大大提高。