浅谈当代档案管理工作要点

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1、浅谈当代档案管理工作要点　摘要：挡案资源的重大资源价值，在当今社会的生产生活中产生的巨大作用，已经被越来越多得人所重视，在这种新的形势下，当代档案的管理工作应适应较快的生产生活需要，这必须引起档案管理人员的足够重视，作者根据实际工作的经验，阐述了当代档案管理中的工作要点。　　　　关键词：档案管理工作要点　　　　前言：随着信息科学技术的飞速发展，社会由工业化转型为信息化已经基本明确。知识产业也已经逐步形成，作为一种新的经济形式，已经日渐成为新的经济增长点。在新世纪新形势下，档案管理工作既面临着新的机遇，也带来了新的挑战。作为重要的社会信息资源，档案资源

2、也应采用更高效的信息技术进行管理。作者认为，要做好当代档案资源的管理工作，应做好以下内容。　　　　1、档案管理工作应采取管理工作标准化的管理思想　　当代的档案管理工作，不仅要确立管理现代化的中心思想，更要确立管理标准化为主要前提的管理思想：　　1.1档案管理工作标准化的意义　　档案管理工作，确立管理现代化的中心思想，就是要建立当代档案管理的信息网络，确立以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代

3、化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。　　1.2实施档案管理工作标准化的措施　　具体来说，应做到以下几点：⑴对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；⑵应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准；⑶对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间

4、来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档。　　　　2、档案管理工作应实现信息资源数字化的管理效果　　2.1实现档案管理工作信息资源数字化的意义　　随着当代信息技术的飞速发展，档案信息资源实现数字化和网络化的目标，这不仅是新世纪档案管理工作发展的必然趋势，也对今后的档案信息资源的管理工作有着十分深远的影响。相关的档案管理单位，可以采取将档案信息资源以数字化形式进行存储，并提供相应的网络查询服务，也可提供其他各种形式的远程信息查询，提高档案信息资源的传输速度，最大限度地满足各类人群对档案信息资源的需求，提供高效有序的资源共享环境，实现档案公里工作的信息

5、资源的数字化管理效果。　　2.2实现档案管理工作信息资源数字化的措施　　为确保档案管理工作信息资源数字化的顺利实施，可以采取以下的措施：档案管理的相关部门首先应建立高效保密的局域网系统，各相关科室应根据档案内容与形式的不同，分门别类的将档案资源进行数字化处理，然后对形成的电子档案信息资源进行建档储存，之后，档案部门再将所有的资源进行统一规划，完成数字化的核心工程系统建设。这样，不仅可以节省大量的人力物力资源，提高了用户检索查阅的效率，快速有效的完成从全宗但案卷目录之后到具体文件内容的快速查阅，同时，在对原有的档案信息资源进行数字化处理的过程中，也保持

6、了原档案文件的的原貌，对档案原件进行了有效的保护。　　　　3、档案管理工作应实现服务工作网络化的管理内容　　3.1实现档案管理工作服务网络化的意义　　由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系

7、统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理工作服务网络化，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。　　3.2实现档案管理工作服务网络化的措施　　运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检

8、索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要实现档案管理工作服务