浅析社保档案管理现状与对策

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1、浅析社保档案管理现状与对策浅析社保档案管理现状与对策一、序言　　社保档案作为一项专门的档案，能够详细记录单位及个人的参保情况，是一份以备考查的历史性文件。目前，我国的社保工作已经基本得到落实，并深入社会的各个阶层，做好社保的管理工作是社会保障体系得以发展的重要基础，也能够使档案工作更好地为大众服务。因此，应针对档案管理工作中的不足尽快制定改进措施，使社保管理更加合理和完善。　　二、我国社保档案管理现状　　（一）管理工作缺乏标准　　以我国当前的社保档案管理工作来看，社保工作缺乏国家统一的标准，大多数

2、的档案管理工作仍沿用1992年国家档案局所制定的标准，而这些标准已经不能适应现代的管理需要，在管理形式和管理范围上都已经落后于现代的管理体系，亟须得到修改。由于社保档案管理所涉及的数据较多，内容也相对烦琐，导致各地管理上的差异使标准很难达成统一。虽然有些地方制定了针对地方发展的管理标准，但由于标准缺乏专业的审核，没有起到很好的监督管理作用。　　（二）管理工作存在局限性　　目前，我国的社保档案存在着很大的分散性，相应的管理机构也没有统一的办公场所。社保档案的分散性主要表现在几个方面：从来源上看，社保

3、的服务对象既包括各个企业单位，也包括个体商户，还有很大一部分是农村居民。从档案的管理场所上来看，档案分散在各个银行、邮局以及财政税务单位。在这些因素的影响下，社保档案难以实现统一管理，造成了业务上的交叉和资源上的浪费。虽然信息技术的发展为档案管理提供了更多的技术支持，但由于社保的多个险种不是统一管理，导致不同的标准间难以达成一致。　　（三）工作人员缺乏档案意识　　在我国的一些欠发达地区，尤其是农村地区，在社保的项目上尚未健全，更无法谈及社保档案的管理。另外，很多地区档案管理人员存在档案意识淡薄的现

4、象，只注重业务的办理忽视了对档案的管理，使档案管理处于混乱状态。也有一些档案管理部门存在内部机构缺失的现象，没有专职的管理人员，档案管理工作由其他部门人员负责使档案管理缺乏一定的专业性，对管理的质量造成严重的影响。对于档案管理部门来说有常年累积的习惯，使其对业务部门的档案没有足够的重视，在档案保管方式上存在着很大的问题。　　（四）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后　　大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等不太了解，档案收集意识淡薄。

5、而且大多数档案人员身兼数职对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。　　（五）档案意识薄弱，档案工作参与者少　　虽然各级经办机构都统一了认识，加强了领导，组织了专班，增加了对档案工作的投入，但由于档案宣传力度不大等原因的影像，导致档案管理整体意识仍然薄弱，部分领导重视业务工作，轻档案管理工作，社保经办人员对社会保险业务档案管理知识和有关文件知之甚少。例如，在日常档案工作中普遍认为档案工作只是档案员的事情，

6、甚至有些干部不知道档案基本常识，对有关档案工作了解很少，日常工作中对档案知识宣传还不够，造成在档案达标升级验收中普遍存在档案资料残缺、行文不规范，纸张大小不同及三色笔现象，这些都严重影响了档案的质量，也严重影响了档案达标升级合格率。　　三、提高我国社保档案管理水平的对策　　（一）建立完善的管理标准　　我国社保档案管理中虽然存在一定的管理标准，但并没有得到落实，也缺少基本的法律约束。要实现社保档案的有效管理，就必须制定完善的管理标准。自2007年我国确立了有关社保档案管理的基本法律规定，我国公民的社

7、会权益逐渐得到保障，各地也纷纷出台了相关的规定。为了建立更加完整的档案管理制度，我国应将这些规定进行统一，出台一部针对档案管理的完整法律法规，使档案管理工作得到法律保障。　　（二）建立完整的管理体系　　在建立统一规定的基础上，要进一步完善管理体系。对分散的社保档案进行统一管理，加强各个险种的管理机制，避免部门间因工作交叉产生重复性错误。逐渐实现资源上的共享，利用先进的信息技术进行全国范围内的联网。社保档案在社会保障事业中占据着重要的位置，加强社保档案的管理能够实现我国保障事业的全面发展，推动我国的

8、经济建设。　　（三）加强社会各界的档案意识　　由于社保工作的特殊性质，导致其在实际工作中容易被忽视。但在完善社保体系的过程中，社保档案管理变得更加重要。要想加强档案管理工作，首先要转变思想。利用多种工具和手段进行宣传，并重点宣传社保档案管理工作的重要性，提高社会各界的档案意识，尤其是对于相关领导更要做好思想工作，提高其对档案工作的重视，改变传统的思想，为档案工作的进行创造有利的条件。在人员的安排上，要安排具备专业知识的人员从事档案工作，不能贪图一时的便利而随意雇佣临时工作人员，并加