论适合企业创新需要的档案管理体系建设

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1、论适合企业创新需要的档案管理体系建设论适合企业创新需要的档案管理体系建设　　一、企业档案管理体系的概念、范围和要求　　1.企业档案管理的相关概念界定　　企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以科学技术档案为主体，包括项目建设、经营销售、物资供应、财务管理、劳资人事、考核培训以及党、政、工、团工作等多个方面的集合。企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，是一个企业宝贵的无形资产。　　档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用的活动。主要包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编本文由.L

2、.收集整理目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等程序。企业档案管理所要解决的基本矛盾是企业档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与企业利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。纵观企业档案管理发展历史，是一个由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展趋势。　　档案管理体系，主要包括管理架构与制度职责、管理流程和标准规范以及数字档案管理系统等四个部分，只有将此四个部分分别进行建设，并将之有机结合，才能称之为档案管理体系。　　2.企业档案的范围和分类　　企业常用的

3、档案一般分为11大类：党群、行政、劳动人事、文书、科学研究、销售、设备仪器、产品生产、计划统计、财务和基本建设档案。　　从我公司实际情况来看，主要分布于以下类别，各类别包括以下主要内容：　　（1）党群工作类：党支部事务、组织工作、宣传、纪检与监察、工会事务（妇女工作）、共青团工作等方面形成的文件材料；　　（2）行政管理类：行政事务、安全保卫、劳资人事、教育培训、绩效考核；　　（3）经营管理类：经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、营销管理、信用管理、风险管理、质量管理、标准化管理、档案与信息工作；　　（4）生产管理类：生产调度、材料管理

4、、安全生产、环境保护、数据分析、计量检测；　　（5）产品及科研类：计划决策阶段（研究准备阶段）、设计阶段（研究试验阶段）、试验阶段（总结鉴定验收阶段）、生产阶段、评优阶段（成果申报阶段）、认证阶段（推广应用阶段）；　　（6）基本建设及技术改造类：综合类文件、工程准备阶段、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件；　　（7）仪器设备管理类：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析与处理等方面的文件材料。　　3.实施企业档案管理的作用　　（1）档案管理对企业的大量资料进行保存和加以利用，可以实现共享和

5、增值。一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音和录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业决策要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面搜集、科学的加工和充分的运用，更无法以此促进知识共享、鼓励知识创新，实现知识增值。　　（2）档案管理可以简化工作程序，提高企业管理。企业管理千头万绪，但不论业务经营、技

6、术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。企业在日常的工作当中，注重对各种文件材料的形成和积累，并且按照特定的要求科学的进行分类整理，统一对企业各部门和各种载体档案进行管理，使档案能够有效的被利用。工作人员养成原始凭证、文件记录保存的习惯，履行制度逐级办理的手续，有记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本意识，都对今后发挥档案价值有巨大益处。　　4.企业实施档案管理的要求　　（1）材料收集与整理对保证档案质量至关重要。材料收集是档案工作的第一道工序，它是保证档案质量至关重要的第一步。在材

7、料收集过程中，既要强化依法建档，又要注意正确划分归档范围。既要防止有文必档的片面做法，又要防止应交不交的错误倾向。材料收集应丰富和足量，但是又不能单纯求数量。材料收集必须要做到，该归档的材料决不遗漏，没有保存价值的材料决不应滥收。　　档案整理是档案质量的关键和基础。档案整理就是把零散的、不系统的档案材料进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统化的一项工作。企业档案整理工作的每一个环节都直接影响档案的质量，如有差错都会降低档案的查全率和查准率，从而影响档案的服务质量和使用价值。　　（2）档案管理必须强调标准化。标准是从事生产、建设等各项工作的一种共同的技术依据，

8、标准具有统一性、权威性的