浅探信息化条件下会计档案的电子化管理

《浅探信息化条件下会计档案的电子化管理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、浅探信息化条件下会计档案的电子化管理浅探信息化条件下会计档案的电子化管理　　一、引言　　随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。　　中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便

2、一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合ERP业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档

3、案的电子化管理还需要进一步改进和规范。　　二、会计档案管理现状　　中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成ERP系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因ERP系统、加油站管理系统、资金管理平台与FMIS财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2821号,虽然经过改进ERP销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4028号降至1811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅其他货币资金这一科目

4、就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。　　在实际工作中,由于原始单据与ERP系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理

5、活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。　　三、信息化下会计档案管理新特点　　信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案.L.,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。　　信息化会计

6、档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。　　由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何

7、确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到档尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。　　四、信息化下会计档案电子化管理的改进　　中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:　　(一)完善信息化会计档案管理制度　　公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了

8、统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行