信息化条件下档案的电子化管理与未来展望

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1、信息化条件下档案的电子化管理与未来展望　　摘要随着信息化社会的快速发展，使档案管理工作面临着新的机遇和挑战，传统的管理档案的方式已经逐渐被淘汰，电子档案正在被广泛应用，成为主要的发展趋势。所以，积极探讨信息化条件下如何提高档案的电子化管理水平具有重要意义。本文就档案电子化管理工作的基本内容展开论述，探讨了如何提高档案电子化管理管理水平的措施，并对未来档案电子化管理进行了展望。　　关键词信息化；档案；电子管理　　中图分类号TP3文献标识码A文章编号1674-6708（2016）172-0096-02　　随着我国信息技术的快速发展，信息化建设已经成为档案管理的重要工作。原来的纸质档案也正在逐渐被电

2、子数字档案替代。怎样将先进的科学技术应用于现代化的档案管理工作中，提高档案的电子化管理管理水平，加快档案管理工作的信息化建设，已经成为当前档案管理工作的重要任务。　　1档案电子化管理的基本内容　　1.1加强人才队伍的建设　　档案的电子化管理工作是否能够顺利进行和人才队伍的水平息息相关。当前的数字革命让所有的行业均面临着新的机遇和挑战。所以，应当提高档案管理工作人员的专业水平，让档案管理工作可以跟随现代化建设的步伐，这是实施档案电子化管理、提高服务质量的基本要求。6　　1.2建立相应的应用系统　　想要充分利用档案中的资源，就应当建立有效的应用系统。现代化的信息技术在很多方面均有应用，因此，构建一

3、个系统的应用体系过程十分复杂，会用到很多的技术，它是一个全面、系统的工程，其中主要有前后台、网络、数据库或仓库等的建设。　　1.3制定相应的规范、标准　　传统以及现在的档案管理工作都应该有自己的规范、标准，比如归档、管理程序等工作。针对不同档案的各种信息建立相应的规范、标准，构建一个档案电子化管理的标准体系。在目前的大数据背景下，利用分布式、集中、云技术、数据仓库等手段对档案进行存储，是档案电子化管理的重要内容。　　1.4硬件、软件的建设　　档案电子化管理工作中会使用到大量的软件、硬件，是档案电子化管理工作的物质基础，比如在安全、网络和应用系统的建设、服务器、计算机等等[1]。　　2提高档案电

4、子化管理水平的主要措施　　2.1提高管理人员的综合素质水平6　　在当前大数据的背景之下，档案的电子化管理依然离不开相应的管理人员，但是，现有的工作人员是有一定缺点的，所以，应当重视管理人员综合素质的培养，促进档案的电子化管理。具体的措施有：1）培养工作人员的安全意识。与普通工作不同，档案具有较高的保密性质，所以，应当对工作人员进行安全意识的培训工作，提高他们的警惕性，并签订相应的保密协议，对工作人员的行为进行一定的约束，保护档案；2）提高工作人员的专业技能。越来越多的现代技术被应用于档案管理中，所以，管理人员也要紧跟时代的步伐，学习相关的专业技能，确保档案管理工作的顺利进行；3）提高工作人员的

5、专业知识。档案的电子化管理需要有关工作人员的知识应当多元化，利用培训等手段促使工作人员学习专业知识、现代的管理理念，推进档案管理工作的顺利开展。　　2.2建立健全的管理体制　　很显然，原有的档案管理体制已经不能满足现在的档案管理工作，为实现档案的电子化管理，相关人员应当对其进行相应的改进，主要措施有：1）档案馆应当高度重视档案的数字化管理，至今为止，有些档案单位已经在使用现代的设备或者技术，但是人工操作依然占据着主要的地位，浪费了很多的人力、物力资源和时间。所以，在档案管理中引入现代化的管理模式，实现节约资源的目的，并在一定程度上提高档案管理工作的水平；2）根据当前的趋势和档案管理的具体情况，

6、将现代科技应用于档案管理工作条例、原则的制定中，使档案管理工作有序、有据地进行，提高工作的效率、质量。　　2.3建立相应的管理系统6　　档案管理工作人员应当搭建一个相应的信息平台，为档案的电子化管理提供便利条件。信息平台的建立应当注意：1）档案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，会导致不可预测的后果，所以，应当安全防护工作，确保档案的安全；2）档案管理工作内容很多，可以根据不同的内容来设定信息平台的功能，设计应当把实现档案管理工作的高效作为目标，保证工作的效率、质量；3）将档案管理工作的程序标准化。管理程序是否科学、标准在很大程度上影响着管理工作的效率，所以，在设计管理程序的时候，应当综合考虑

7、档案管理自身的特点、档案馆具体情况，以确保相关人员顺利开展档案工作。　　2.4改进管理模式　　传统档案的管理模式是不适用于电子化管理工作中的，需要对其做出相应的改进，具体措施有：1）改变存储的方式。信息技术的发展，对档案存储的途径提出了新的要求。在之前的档案管理中，存储工作量巨大，会花费大量的时间、人力，并占据很大的场地。信息技术的应用可以把大量的信息存在很小的空间中，实现了档案工作的高效性；2）