巧用电子表格 审计企业存货

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1、巧用电子表格审计企业存货山东审计2001.12巧用电子表格审计企业存货孙健当前一部分企业法律意识不强，往往在存货上做文章，致使财务数据虚假，因此对存货的真实性审计就显得尤为重要。然而传统的手工方法准确度及效率不高，很容易出错，一定程度上影响了审计整体效果。然而利用计算机电子表格软件能够很好地解决这个问题，本文试以微软公司的电子表格软件Excel举例说明。目前大多数企业对存货的计价均采用加权平均选，它要求以本月全部收货数量加月初存货数量作为权数，去除本月全部收货成本加上月初存货成本，计算出存货的加权平均单位成本

2、，从而确定存货的发出和库存成本。若用Excel来实现这一计价方式需要一定的技巧性。首先，用Excel建立一个存货审计分析表，然后按下列步骤完成工作。一、设定分析表的栏次。按照数量金额账面设计的基本要求，可以确定下列栏次为分析表的主栏次：在分析表中，录入本月入库的数量、金额、本月出库的数量，让计算机自动为我们运算出审定的存货数量及金额，然后将审定数与账面数进行差异比较，得出审计结论。但现有主栏次不能满足运算要求，因此必须增加辅助运算栏次：一个确认当前出入库记录（出入库凭证）是否为本月最后记录的栏次。设计本栏次的

3、目的是用来区分存货的月度，在数据录入时，如当前一行的存货出入库记录不是本月的最后记录，则本栏记录不录入任何内容，即为空，否则，本栏应录入“Y”或“是”。由于本栏次是一个区分月度的标记，因此本栏次可称为标记栏；一个用作运算权数的数量栏。内空为本月当前入库数量加月初存货数量，本栏应通过公式自动运算；一个与运算权数栏相对应的金额栏次。增加了必要的相关辅助栏次后，分析表的栏次应为：二、确定计算公式。按照加权平均法的核算要求，应首先确定平均成本计算权数，即本月最后一次出入库记录之前的本月入库数量与月初数量余额之和，体现

4、在表二中的栏次为O列，以第六行次（一月份的第一个记录，以后的记录可根据实际需要情况通过Excel的鼠标拖拽复制功能依次复制）为例，则O列的公式应设为“＝IF（B5＝“”，O5＋D6I5＋D6）”，它的意义为：首先判断它的上一行是否为某月的最后记录，若是，则以上一行次存货审定余额（上月月末余额，表二I列）加本行次的入库数量（表二D列）作为自身数值，否则，以本栏上一行次的数值累加本行次的入库数量（表二D列）。同理，可以设定与运算机数相对应的金额栏（表二P列）的公式为“＝IF（B5＝“”，P5＋E6，J5十E6）”

5、。那么，现在我们确定出库的平均单价（表HI列）应为库存金额（表二P列）除以库存数量（即权数，表二I列），但是应当注意，该运算关系必须确认本行次为本月度的最后记录时方可成立，且必须保持本月度整个出库的平均成本保持不变，因此，设定出库的平均单价（表二I列）计算公式为：“=IF（B6＝“”，H7，P6／O6）”。最后，设定出库金额（表二G列）的计算公式为“＝F6×H6”，审定余额数量（表二I列）的计算为“=I5＋E6－G6，同理，审定余额（表二J列）为“＝JS＋E6－G6＂。这几个公式包含的计算关系比较清晰易懂，在

6、此不作赘述。三、进一步完善分析表。分析表中，由于用于计算平均单价的权数及其金额（表二O列、P列）为辅助运算列，系用于运算的中间值，呈现该数值的意义不大，因此，可以利用Excel对隐藏功能屏蔽该两列。同时，为录入数据时方便直观，可以利用Excel的冻结窗格锁定分析表表头。当然，读者完全还可以根据自己的喜好，将表头、栏次等设计成具有自己特色的样式。分析表设计完成后，为防止出现差错，可对录入部分数据进行检验，确定无误后，还可利用Excel的模板功能将分析表存为模板，以便随时调用，方便快捷。