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1、施工企业物资管理信息化建设的成效、问题及改进建议 一、引言 施工企业中的物资管理是对企业生产经营活动所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合理供应、领发、成本核算、回收等各个环节的管理,作为企业管理的重要组成部分,物资成本占项目成本约60%. 目前传统的管理理念和手段已无法适应快速发展的要求,企业必须推进管理和信息化建设,通过先进实用的X络技术及管理信息系统来加强企业的精细化管理. 中铁大桥局集团第五工程有限公司在工程经济部、工程管理部、物资管理部、市场营销部、安全质量部、机械设备部、财务部等各个部门都有信息系统应用
2、软件,并且在公司各个项目部都配备信息系统录入员,使管理信息资源逐步得到共享. 信息化工作能通过流程再造,及时有效地加强企业管理,降低运营成本,防范运营风险,推动管理创新. 由此可见,信息化建设是实现企业规模化扩张的需要,是企业参与国际化竞争的需要,也是企业实现资质就位升级和实现管理现代化的需要.因此,企业实行信息化建设已成为一种大势所趋. 二、企业物资管理信息化建设的基本概况及初步成效 现在,笔者仅就本企业物资管理信息化建设工作中的内容,做一些阐述和建议. 《工程项目物资管理系统》是由中铁大桥局集团武汉物资有限责任公司提供工作流程
3、,由西安智通软件公司提供软件研发编制服务,是大桥局集团公司指定必须在全局各个项目部使用并全面覆盖的物资部门的一个信息系统软件. 物资供应配送中心在中心领导的大力支持下,自2008年大桥局开发软件并在武汉二七桥和南昌向莆铁路东新特大桥两个试点试行这个软件后,先后在2009年多次组织专人去大桥局学习软件的使用并陆续运用在五公司各在建工程项目的物资管理中,并于2010年年初基本实现在各个在建项目及新开工项目中的正式运用,取得了一定成绩. 截至2014年5月,第五公司有16个在建工程项目部使用大桥局物资管理系统软件,大桥局工程项目物资管理系统在
4、各项目部已经进入常态化使用阶段,其中系统使用良好的项目12个,均达到使用良好率标准(材料收料、发料数据更新至最新月度,且发料总额与完成产值的比例≥20%的项目部或发料总额与完成产值的比例≥40%的项目部). 第五公司经过近5年对本系统的使用,已经形成了一些新的关于物资管理信息化工作的方法和经验,主要体现在以下方面. 第一,建立了物资采购价格信息平台 采取由物资管理部、各项目物资部门收集整理日常询价、物资招投标信息(或者由供应商直接报价)等多种手段,建立各地区主要材料供应商的基本市场价格信库,使各项目在采购前对市场价格有了基
5、本的了解和比较.通过系统数据的收集整理,建立本公司各项目部物资实际采购价格库. 第二,系统中完善了物资供应商管理体系 近几年来,经第五公司物资管理部及各个项目部物资部评价确认的合格供应商有近80家,在进行施工生产的过程中,这些供应商提供了强有力的支持,双方建立了一种双赢的合作关系. 第三,通过数据自动处理功能,加强了基础信息资料的管理 一是第五公司物资管理系统要求项目信息员在物资进入现场验收合格后立即输入信息,记录每天项目物资采购的基本信息(进场时间、单价、供应商和收料单位等),在需要验收报账时进行验收、发料(打印单据),数据库详细
6、记录了这些业务处理过程.只要基础数据输入完整,可以自动生成很多物资部门需要的相关报表.改变了以往手工操作、记账、统计的工作方式,减少了错误,提高了工作效率. 二是通过信息采集的方式,各级领导和管理部门不出门就可以及时了解各项目的实际采购情况、资金支付和欠款情况,并且可以及时发现管理中存在的问题,准确地统计出本项目部的实际材料成本,改变以往项目材料账务经常不清的现象,对加强项目成本管理起到了积极的推动作用. 在各项目部建立本系统的数据库为公司进行物资管理数据分析、投标报价、成本分析和预结算分析等工作提供了非常快捷的信息支持,提高了部门和部
7、门之间的相互协调配合的效率. 三、物资管理信息系统及信息化建设存在的问题 从目前在建项目运用物资管理信息系统的工作人员们反馈回来的问题来看,大桥局物资管理信息系统也存在一些技术上的缺陷. 一是物资材料条目要进一步完善,可操作性要进一步加强.例如,同一材料条目编制重复且不在一个科目分类下,材料人员两次点收若不在同一个科目,对后期统计造成困难. 二是部分材料条目设置覆盖面不全,如钢板点收统计时应增加含大小规格(如80mm*80mm),采购块数等附加规格数量说明. 三是部分审批权限及操作流程不适合项目实际,流于形式,造成操作步骤重复、效
8、率低下. 这些问题的解决都有待于软件开发商对物资管理信息系统软件的进一步升级. 《大桥局工程项目物资管理系统》从2010年年初步推广使用至今,在各项目部的重视和推动下,取得了
