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1、基层人民银行会计档案管理问题浅析近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案管理工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。但是,当前基层人民银行会计档案管理工作仍存在着资源消耗大、查询调阅不规范、管理难度大,磁介质、光介质档案因系统升级而失效等问题,应加以关注和不断改进完善。一、当前人民银行基层行会计档案管理的现状目前,基层人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门,基本职责分工如下:一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案,由会计档案专管员保管;办理会计档案的调阅、销毁工作;将达到一定时限
2、的会计档案移交档案管理部门。二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理。三是按会计基本制度的规定,由分管行领导审批,会计部门组织销毁会计档案的事宜。目前,会计档案的保存有纸介质、磁介质、光介质三种物理形式,保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案,磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同;无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案,比照类似会计档案进行管理,比如同城电子支付系统备份数据,基层行比照会计核算系统日终备份数据要求保存30天。基层人民银行会计档案的日常管理规定和流程主要有以下几个方面:1.会计档案的保
3、管。各种物理形式的会计档案均由会计部门档案专管员负责保管,采用纸介质以外形式保存的会计档案,仍同时保存一份纸介质的会计档案。对纸介质会计档案的保管要求为:需配置专用档案铁皮柜,所有会计档案入柜保管,能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。目前基层人民银行在纸介质会计档案保管分工中的做法各异,部分行所有的会计档案一直由会计部门管理;部分行将会计档案管理一定年限(或次年、或隔年)后移交本行档案室;也有的行虽然将会计档案移交行档案室,但仍由会计部门负责管理。对磁介质会计档案的保管要求:坚持双备份、异地防磁存放。目前,各行在磁介质会计档案管理的实际操作中普
4、遍存在一些问题。比如,个别行核算系统数据未做到双备份,个别行备份磁介质、光介质数据未进行异地存放等。目前,笔者所在的鹰潭市中心支行已将自2007年运行全国支票影像交换系统以来的会计核算系统备份数据刻录到光盘中,做到数据双备份。2.会计档案的查阅。目前,基层人民银行均能够严格按照会计档案管理的规定办理会计档案的查阅工作。严格建立并执行会计档案查阅的审批、登记制度。会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质会计档案。3.会计档案的复制。目前,个别行对纸介质会计档案的
5、复制只存在一种情况,即为了能够在规定的期限内有效保存会计档案,对目前由邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存。磁介质会计档案的复制由于各行会计部门应用系统的操作环境不同,复制所有磁介质档案的工作量及成本都较大,部分行未按照要求做到6个月复制1次。4.会计档案的销毁。会计档案的销毁工作目前仅限于纸介质会计档案,有的行存在部分已超过保存期的磁介质会计档案(如会计核算系统月终备份数据),但未进行过销毁。各行销毁纸介质会计档案系按照《中国人民银行会计基本制度》的规定,报上级行批准后自行销毁,即县支行报地市中心支行批准后自行销毁,地市中心支行报
6、省会城市中心支行批准后销毁。二、基层人民银行会计档案管理工作中存在的问题1.现行的会计档案管理制度滞后,不能适应形势发展需要。目前人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》,该制度与1987年颁发的《中国人民银行会计制度(试行本)》的管理规定相比,内容相差无几,并未在其中对会计档案有专门的指导条款。但随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的迅猛发展,人民银行会计资料的内容、形式也发生了较大的变化,使部分会计档案归类入档十分困难,迫切需要新的法律规章予以规范指导。2.会计档案管理部门分散
7、,统一管理流于形式。据调查,目前基层人民银行会计档案虽然大部分已由事后监督部门集中保管,但具体管理部门还是事后监督部门,没有实行档案管理部门统一管理,在调阅资料时也是由事后监督部门管理,以致会计档案与全行档案的统一管理流于形式。在这种管理现状下,容易造成会计档案入档不及时、归类不正确、登记不完整,内部人员调阅档案不履行审批程序,随意性大,存在会计档案遗失的风险;容易造成组柜管理或个人管理,使一部分会计档案出现漏档现象。同时,会计档案由各部门分散管理,不可避免地在管理条件上受到了限制,不具备档案管理的安全措施,难以达到档案管理“四防”、“四无
8、”的基本标准。3.会计档案管理未与核算系统升级同步,磁介质档案调阅难度大。大部分磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是
