财务远程报账系统的构建与应用

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1、财务远程报账系统的构建与应用一、引言随着高校办学规模的不断扩大，学校面临在校学生和教职员工人数大幅度增加，多校区办学、经费的多元化，财务管理总量（科研项目和资金核算总量）增加、报账拥挤、等待时间长、不能及时支付、现金用量大和财务人员劳动强度大等情况，传统的财务管理模式已渐渐不能满足财务管理工作的需要。我们应当利用信息管理技术和X络技术构建财务远程报账系统，从根本上解决财务管理中存在的问题，提高财务管理水平和管理效率。二、高校账务报销业务的现状高校账务报销的传统流程包括票据整理、单据填写、领导签批、会计审核报销和出纳支付环节。即经办人员依据教学、科研和管理业务活动取得的合法票据、支

2、付凭证、采购（招标）合同、基本建设决算书、审计报告及其资产验收手续等填制报账单据，并经审批人签批后，将上述单据递交至财务管理部门，经会计审核、制作会计凭证，出纳办理支付业务手续的全过程。高校因规模与资金管理等方面原因，基本上实行“统一领导，集中管理”的财务管理模式。集中核算模式使高校财务管理工作过于集中，特别是学期初、学期末或科研项目结题时教职员工集中报账，容易造成财务报账拥挤，资金结算量大，财务人员超负荷工作，服务效率低。三、财务远程报账系统的构建与应用目前，国内真正实现远程X上报销的单位屈指可数，即使采用也仅仅是X络预约报销、X上审批或X银支付等部分环节①②③，集成度不高，还

3、不能完全实现X络化的经费代码与项目自动匹配，单位内部职工、学生信息、银行卡信息与报账系统自动匹配，会计凭证自动转化和报销资金X银支付等集成化功能。本文从财务信息化管理的角度出发，以云南农业大学自主开发的财务远程报账系统为例，系统介绍远程报账系统的构建与应用。财务远程报账系统建设的目标是建设覆盖全流程的X络化信息处理体系，具体包括账务报销单据的X络化填写、提交与打印、报销单据的审批、报销单据的审核与会计凭证自动转化和报销资金X银支付四个环节的信息化运行体系。上述流程中最耗时的环节是会计凭证的录入、票据审核和出纳支付，也是造成报销人长时间等待的原因。如何有效利用信息集成技术解决上述问

4、题，实现账务报销单据X上填写与提交（报账人、经费代码与项目自动匹配）、会计凭证接收、审核与自动转化（会计业务）和X银批量支付（出纳业务）。远程报账系统是基于互联X的财务报销流程构建，因此，首要问题就是系统运行的安全性。其次，要充分考虑数据资源的共享，系统备案的用户信息要尽可能全面，不仅要包含用户的系统登录编号、姓名、工资号、部门和身份证等基本信息，还要包含其银行卡号、项目名称、经费代码等，以便在报销时直接引用，避免报销人重复填制。系统使用时财务管理部门应有严格的权限制度，对使用者进行不同层次的权限划分，系统登录的身份认证、X银支付系统高级别安全密钥的使用和“防火墙”的采用，确保系

5、统的正常运行。对于高校而言，面向相对固定的用户群（教职员工和学生），采用对信息安全控制能力强、机密度高的C/S结构设计，才能有效地保障资金在流转过程中的安全性。第一道安全控制体系是采用在财务管理部门服务器上加装“防火墙”与Inter隔离，使数据只能单向传输，即有报销业务的人员通过互联X提交报销数据是存储在财务处服务器的外端，财务管理部门的会计人员能自由访问服务器外端并提取账务报销人提交的报销数据，供会计报销业务使用，而其他人员不能通过互联X访问财务管理部门服务器内数据，从而有力地保证财务信息的安全性。第二道安全控制体系是采用身份识别登录系统，即账务报销人使用唯一的并在远程报销系统

6、中备案的个人识别号（姓名或工资号）和密码登录远程报账系统，确保登录者身份的真实。第三道安全控制体系是为确保支付准确，实现相互制约与监督，出纳人员通过X上银行进行付款时，X银支付系统按照资金授权额度规定设定安全密钥级别，经财务主管与会计账核对并授权后才能完成各种类型支付，三道安全控制体系的采用确保了远程报账系统的安全运行。（一）账务报销单据的X络化填写、提交与打印通过财务管理部门门户X站，点击“远程报账系统”，输入用户名和密码登录系统后，根据业务性质分别填制领款单、报销凭证、差旅费报销单和借款单等。本文以报销凭证填写为例作介绍。首先在经费代码框中输入经费开支项目代码，系统则自动匹配

7、并显示经费名称，根据报销业务内容，选择报销分类，系统已预先设定报销分类对应的会计科目（可根据业务需要增设相应会计科目），报销人选中对应的会计科目，按发票录入金额等信息。最后报账人选择结算方式，如果通过备案银行卡支付（打卡），系统会自动提取报销人在财务处备案的卡号，也可自行录入其他备案卡号；如果转账，报销人则需要录入收款单位的开户银行、账号、户名等详细信息；如果冲账，报销人需要录入冲销的借款往来号，录入完毕后点击“提交”即可生成报销凭证及其报销单编号，打印后附原始发票，并经相关负责