总机电话接听职责与标准

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1、POLICY&PRINCIPL政策规范Date日期:2006年11月22日Department部门:行政与人力资源部To致:各部门Proposedby制定人:赵欣Re关于:总机电话接听职责与标准NO.编号:20061122-01A总机电话接听职责与标准为确保公司信息通讯的顺畅，统一总机电话接听标准，树立公司良好的企业形象，特制定此办法。具体职责与标准如下：一、职责分工1、总机电话由前台接待负责接听；2、当前台接待处空岗时，总机电话由HR伴侣客户服务部专员负责接听；3、总机电话无故接听不畅时，首要责任部门为行政与人力资源部；间接责任部门为HR伴侣客户服务部。4、前台接待及HR伴侣客户服务专员

2、以下统称总机人员。二、工作要求1、总机电话铃音响起2声内（含），前台必须接起；当前台空岗或正在接听电话时，电话须在3声内（含）由HR伴侣客户服务部专员接起；2、总机人员在处理其它工作时，要求速度与效率，不可拖延时间，导致电话接听工作出现纰漏；3、当总机人员任何一方空岗超出3分钟时，必须相互告知，以保证电话接听畅通；4、工作日17：30以后及公休时期，所有电话由HR伴侣值班人员负责接听，如未按此管理办法执行者同样追究责任并予以处罚；5、总机人员熟记公司各部门及各员工准确分机号码，以便电话接听迅速、有效；6、转接电话要求及时、准确；保证接通后方可放下话机；7、当对方所要找的人员不在公司或岗位时

3、，要求前台人员（电话转接人员）询问清楚对方业务、姓名及联系方式，以便转达；8、当对方不明确应找人员时，要求前台人员（电话转接人员）记录下对方的姓名及联系方式，核实后转达给相关部门、人员；第3页共3页1、如对方所找人员无法联络到，可征求对方意见将电话转至相关部门负责人处，或提供留言服务；留下对方姓名、单位名称、联系方式、留言信息等，后于第一时间内予以传达；2、保证耐心，使用文明用语。二、工作标准1、电话接听方法1）电话号码：总机电话号码分别为85931901、85931908；2）内部电话：公司内部联络直接拨打分机号：7×××或8×××；3）接听外线：外部打入公司总机，85931908按号码

4、1557000接听；85931901按号码#*8000接听；4）转接电话：轻按一下电话插簧，拨要转接的分机号码，对方接听起后轻放下电话。2、电话接听标准1）通话时要求面带微笑、声音甜美、彬彬有礼、语言简明扼要、语音清晰、语速适中；2）接起电话先致以礼貌问候，“您好，英网公司”（85931908）；“您好，HR伴侣”（85931901）；3）询问对方需要什么帮助。根据对方要求予以电话转接或帮助；4）通话完毕，致礼貌结束语。待对方电话挂后方可挂断电话。三、电话接听基本标准用语1、接起电话标准用语“您好，英网公司（85931908）”；“您好，HR伴侣（85931901）”；2、“帮您转接，请稍

5、侯”；3、“对不起，您找的人不在座位上，有什么事我可以转达吗？”。四、对相关人员要求1、任何情况下，转接电话不得在公司大声呼叫被叫人员；2、熟记电话名录，提供准确、高效的服务；3、业务娴熟、行动高效、反应敏捷；五、考核标准1、前台接待未在规定响铃时间内接听电话，予以20元/次处罚；2、前台接待接听电话时，若出现不使用文明用语或交流过程情绪不耐烦等现象，发现一次予以20元处罚；3、前台接待无故离岗，予以20元/处罚；4、前台接待因工作离岗后，若出现不及时处理工作拖延时间现象，予以20元/次处罚；5、前台接待因空岗未提前告知客服人员，导致接听电话出现纰漏，予以30元/次处罚。第3页共3页1、客

6、服人员在前台不在时，接听电话过程中出现以上类似错误，按前台人员处罚办法进行处理；在处罚客服人员时，前台人员须接受所罚款项的10%程度的处罚。2、当不清楚对方要找的人或被找的人不在时，未询问对方姓名及联系方式、业务等事宜，予以20元/次处罚。3、任何人员在接听电话时，出现大声喊叫现象，予以30元/次处罚。4、对转接电话不负责任者，每发现一次予以10元处罚。10、任何情况下，接到客户或总经理直接投诉者，对当事人予以30元/次处罚；其直接上级负连带责任，予以20元/次处罚。12、行政与人力资源部经理负监管责任，若出现监管不力、公司人员出现违反规定现象而行政部门未进行处罚时，公司每发现一次，对行政

7、与人力资源部经理予以50元/次处罚。13、监管部门1）本制度由行政与人力资源部负责起草并监督执行，监管部门有权对任何违反此规定者直接进行处罚；2）公司其他人员有权进行监管，内部投诉方式：邮件发至：zhaox@yingnet.com或至电分机：7002、800214、此规范从签署之日起生效执行。如有改动，另行通知。审批人：______________________赵欣行政与人力资源部代理经理_______________