机关事业单位档案信息化管理中的问题与对策研究.doc

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1、机关事业单位档案信息化管理中的问题与对策研究一、机关事业单位档案信息化管理中存在的问题1.部分事业单位领导对档案信息化管理的重视力度不够虽然目前我国机关事业单位档案信息化管理工作已经取得了一定的成果,但是仍然存在着一些问题,很多机关单位档案信息化管理的力度不够,其中最为主要的原因就是单位领导不够重视档案的信息化管理,没有充分认识到档案信息化管理对单位发展的有利作用。由于领导对档案信息化建设的认识不足,就导致在单位发展中为档案信息化管迁理方面投资的金额不多,在辆信息化设备、经费和政策等鳅方面都缺少投入,因此延缓弄了档案信息化管理的步伐。袭2.档案信息化管理的技ｚ术落后

2、机关事业单位档案榕信息化管理的程度高低不单埋单取决于领导的重视力度,苞信息技术的高低也是影响档祈案信息化管理的重要因素。珥就目前状况来看,我国很多机关事业单位在信息化档案管理中存在着技术落后的现傍象:第一,电子档案和电子谍文件存在局限性。首先,部分机关事业单位由于扫描仪郴等设备存在问题,会导致纸缎质档案在向电子档案转化的岑过程中出现差错,再加上很熬多单位的扫描仪速度较慢,郝5/5这就降低了纸质档案向电子彀档案转化的效率。其次,电召子文件本身就存在着保管期限和保管条件的缺陷,加之氯部分机关事业单位的信息化鼗技术落后,就容易造成电子文件毁损、丢失等状况。第二

3、,数据管理和备份方面存上在局限性。目前我国很多机柽关事业单位对数据的备份比较单一,一般是采用VCD棵光盘备份,一旦光盘出现质咯量问题,那么就很难找到相梆关的信息。另一方面,对光斗盘的管理格式要求不严格,槊这就导致部分单位的数据信笄息不完整,不利于档案信息→的全面信息化管理。3.衩档案管理人员的专业能力和素养不够档案管理人员的蕹专业素质高低与档案管理工戋作的效果有很大关系,档案管理的信息化建设要求档案忧管理人员具备较高的业务能薯力,并且有较高的专业素养备,能够跟随时代发展的步伐迂,掌握先进的管理理念和现泪代化管理技术。但是,从目廊前来看,我国的机关事业单资位普遍

4、存在着档案管理人员蓊业务素质不高,专业化和现代化技能不高的状况,这就芑在很大程度上影响了事业单致位档案信息化管理的效率。侩另外,部分档案管理人员的疽安全防范意识不高,对档案音信息的安全管理意识淡薄,桄容易造成信息泄露的现象,龋为数据安全留下了隐患,不㈩利于档案信息化管理工作的铉顺利进行。二、加强机关檀事业单位档案信息化管理的俄对策加强机关事业单位档Ⅵ案信息化管理不仅要从档案甚5/5管理人员素质和技能方面努圜力,还要建立全面的档案信息化管理制度,提升档案信益息化管理的效率。具体来说,加强机关事业单位档案信婆息化管理的对策有以下几点:1.提高档案信息化管谅理的重

5、视力度,并开发先进珍的档案管理技术首先,机关事业单位领导要更新自身号的现代化管理理念,真正重癫视单位档案的现代化管理,喃将档案信息化管理作为主要局工作,树立全面的信息化管ò理理念。其次,要加大档案蠛信息化管理的研究力度,全庖面推进档案信息化管理。同￥时要引进先进的档案信息化管理技术,开发相对应的管莫理软件,对当前的档案信息禅化管理软件进行升级,依据茛本单位的实际状况开发对应待的信息化管理软件。要保证淬所开发的档案管理软件具有砝较强的通用性,能够适应不峦同层次的人员需求。还要在尧数据备份和保存方面进行改善,避免单一的数据管理方镧式,提高数据管理的效率。殖2.提高

6、档案管理人员的离专业能力和素养要想提高圯档案管理人员的专业能力和寥素养,不仅需要档案管理人狩员自身进行业务知识的学习,还需要单位对其进行技术斯教育和培训。档案管理人员自身要加强专业化知识的学鲕习,同时单位也要定期举办唾相关的培训,为档案管理人员灌输新知识,提高他们的投现代化管理意识。另外,要⒚5/5加强安全教育,做好档案信慌息的安全保护工作。如今,蒙科技信息发达,来自系统自┠身故障、病毒以及黑客等方恐面的安全因素对档案信息安♂全产生了广泛的影响,因此蠛机关事业单位要加强防范,撮实时对档案管理系统进行监踊管,最大限度地降低风险。▲同时也要为档案管理人员讲秘解相关

7、的安全防范方式,提篚高档案管理人员的工作技能倾,做好数据信息的管理和备智份,提升档案信息化管理的︳效率。3.完善档案信息遍化管理的制度要从制度上漩入手,对档案管理工作进行懦规范和约束,建立全面的档畏案信息化管理制度,为单位巢档案信息化管理提供保障。吏在档案信息搜集方面,要创舛新信息收集的手段和方式,胭进行规范化的信息搜集,要沭将重点搜集和广泛搜集相结僳合,掌握档案资料的形成规坑律,同时要进行统一集中性碟的档案管理,方便档案信息骞的查找。另外,机关事业单报位领导要在分析本单位发展方状况和目标的基础上,制定尻出切实可行的档案信息化管燎理计划,形成统一性的网络撵档案管